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Como a automação empresarial facilita o gerenciamento de equipes remotas

Tecnologias de RPA e IA têm uma capacidade única de preencher a lacuna entre mudanças de força de trabalho de curto prazo e soluções de longo prazo

Por Edgar Garcia*

19/11/2020 às 12h00

Foto: Adobe Stock

O trabalho remoto é uma moda passageira ou o novo normal? Muitos debateram essa questão antes da pandemia provocada pelo coronavírus, mas nos últimos meses, a resposta tornou-se cada vez mais clara: o trabalho remoto veio para ficar.

De acordo o Gartner, em sua pesquisa com líderes de recursos humanos (RH), 41% dos funcionários provavelmente trabalharão remotamente pelo menos parte do tempo após a pandemia.

O trabalho remoto comprovadamente economiza milhões de dólares para as empresas. E 65% dos funcionários são mais produtivos quando trabalham em casa, de acordo com uma pesquisa de 2020 da FlexJobs.

Além disso, em muitos países, o trabalho remoto continua a ser necessário. Em junho de 2020, um epidemiologista da Universidade da Califórnia, em Berkley, chegou a se referir a trabalhar em um escritório físico na época como "a coisa mais perigosa que fazemos".

Essa combinação de necessidade, benefícios e tendências da força de trabalho aponta para que o trabalho remoto seja a realidade de grande parte das organizações no futuro.

Automação nas rotinas corporativas

Para que o trabalho remoto seja uma estratégia regular e não uma solução apenas de curto prazo, as organizações precisarão fazer mudanças mais significativas, como investir em uma estrutura operacional estratégica e sustentável que aborde os desafios de gerenciar uma força de trabalho moderna.

Em empresas de grande porte, os sistemas legados e as demandas de conformidade podem dificultar a adaptação rápida das operações. Tecnologias de automação como Robotic Process Automation (RPA) e inteligência artificial (AI) têm uma capacidade única de preencher a lacuna entre mudanças de força de trabalho de curto prazo e soluções de longo prazo para modernizar sistemas e operações legados.

É por isso que muitas empresas estão aproveitando a tecnologia de automação para enfrentar os desafios de gerenciar equipes remotas agora - e obter benefícios em escala amanhã.

O RPA torna os sistemas legados acessíveis a trabalhadores remotos

Os trabalhadores remotos contam com ferramentas flexíveis e de fácil acesso para fazer bem o seu trabalho.

Mas os sistemas legados foram projetados para um padrão diferente de trabalho. Na verdade, 23% dos trabalhadores remotos classificam o tratamento de sistemas legados entre suas cinco principais frustrações.

Por outro lado, as empresas contam com esses sistemas para realizar grande parte de seu trabalho principal. E isso geralmente ocorre porque esses sistemas estão tão profundamente integrados ao negócio que os custos e riscos potenciais da modernização parecem muito altos.

Alguns fatores que tornam mais difícil para as empresas sustentar o trabalho remoto de longo prazo em virtude de sistemas legados:

  • Os sistemas legados impulsionam a empresa - você não pode simplesmente encerrar as operações enquanto se moderniza;
  • Esses sistemas acumulam muitas dívidas técnicas ao longo de anos de isenções e soluções provisórias;
  • As soluções legadas executam funções personalizadas e exigem treinamento especializado o que é complicado de duplicar;
  • A substituição do sistema legado geralmente leva anos para ser realizada.

Portanto, sem ferramentas de automação, é quase impossível para as empresas conectar seus sistemas legados com as ferramentas e fluxos de trabalho necessários para dar suporte ao trabalho remoto flexível.

Por que RPA é uma tecnologia ideal para integrar sistemas legados?

Uma pesquisa da NetMotion de 2019 identificou que, mais do que qualquer coisa, funcionários remotos “desejam acesso rápido e fácil a todos os dados de que precisam para realizar suas tarefas, usando aplicativos responsivos e adaptáveis ​​a dispositivos móveis em dispositivos confiáveis”.

Quando o desempenho do software é inferior, isso prejudica a produtividade e os sistemas legados certamente tornam mais difícil o funcionamento de novas ferramentas conforme o esperado.

O RPA preenche a lacuna entre a tecnologia moderna e a legada. O resultado para funcionários remotos é que eles têm a flexibilidade de que precisam. Ao mesmo tempo, as empresas têm segurança e estabilidade para oferecer suporte às operações principais.

O RPA imita os fluxos de trabalho humanos, o que cria uma integração fácil com todos os softwares. Compare isso com a tecnologia de interface de programação de aplicativos (API), que requer compatibilidade específica para funcionar.

Com a estrutura escalável e de baixo código oferecida pelo RPA, as empresas podem adaptar rapidamente a tecnologia legada para atender às necessidades de suas equipes remotas e, ao mesmo tempo, oferecer suporte à modernização de longo prazo.

RPA e TI

Os casos de uso de RPA em TI são muitos e variados, mas quando se trata de trabalho remoto especificamente, o RPA faz uma grande diferença na capacidade de uma empresa de oferecer suporte ao trabalho remoto em escala.

Uma seguradora implantou robôs de software para automatizar todo o processo de configuração para funcionários remotos recentemente - desde o registro do equipamento até a configuração de redes privadas virtuais (VPNs) e gerenciamento de dados logísticos.

Outros departamentos de TI aproveitam a automação do contact center com tecnologia de IA para responder rapidamente aos tíquetes de suporte, por exemplo, e manter a produtividade de seus funcionários remotos.

Em vez de buscar informações em vários aplicativos e repetir tarefas para vários funcionários, os profissionais de TI podem construir fluxos de trabalho inteligentes que agregam dados, automatizam processos padrão e envolvem um ser humano apenas quando há uma exceção que precisa ser tratada.

Aplicação na prática

Fluxos de trabalho automatizados protegem as equipes de gaps de comunicação que prejudicam a produtividade, colaboração e conformidade de qualquer equipe.

Automatizar processos de front e back-office agiliza o fluxo de dados na organização e evita a formação de lacunas, mesmo quando os funcionários estão remotos. A automação faz isso por meio de:

  1. Fornecimento de acesso unificado aos dados.
  2. Criação de processos consistentes em toda a organização.
  3. Liberando o tempo do funcionário para melhorar a colaboração. Os funcionários sobrecarregados com tarefas repetitivas têm menos tempo e energia para se concentrar no trabalho estratégico e colaborativo.

Assim, funcionários que possuem as ferramentas e informações necessárias para se envolver melhor com seu trabalho (e uns com os outros) são funcionários que permanecem produtivos e fornecem aos clientes uma experiência de alto valor.

A automação capacita a organização a desenvolver esse tipo de força de trabalho e quebrar silos, aumentando a consistência, a transparência e a acessibilidade aos dados.

*Edgar Garcia é diretor comercial da UiPath no Brasil