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7 técnicas de gestão de tempo que podem deixar a rotina mais produtiva

Não é possível ter controle das 24 horas que compõem o dia, mas a metodologia certa pode te ajudar a se organizar melhor

Da Redação

14/11/2020 às 12h00

Foto: Adobe Stock

Desde que a vida corporativa se sedimentou no mundo (e, mais especialmente, a após a criação da entidade e-mails e as tecnologias subsequentes) organizar o tempo da melhor forma possível passou a ser uma das grandes prioridades de qualquer pessoa viva dentro de um escritório. 

Apesar de, em teoria, termos até que uma quantidade razoável de tempo para trabalhar, é fácil esquecer que essa grade de horário sofre uma série de interrupções e a maioria delas independe da sua vontade. 

E como é possível se organizar? A Fast Company reuniu sete técnicas de gestão de tempo para ajudar profissionais com diferentes perfis a otimizar a agenda de forma a aproveitar melhor tanto o tempo de trabalho como o período para fazer as atividades da vida pessoal.

Mas, primeiro, a reportagem fez questão de elencar alguns requisitos que você precisa ter em mente ao pensar em cronograma que te ajude – e não o contrário. 

5 principais característica de um bom cronograma 

Antes de começar a aprender como fazer o planejamento do dia, é importante responder a seguinte pergunta: como é um dia bom para você? 

Você precisa de longos períodos de tempo ininterrupto para se concentrar? Ou você prefere passar o dia em reuniões discutindo e colaborando com colegas de trabalho? Você quer parar de trabalhar às 17 horas no ponto? Ou você está feliz em cortar projetos tarde da noite? 

Saber a versão ideal do seu dia ajudará a orientar como você faz uma programação que ofereça suporte a ela. Também ajuda você a entender por que deseja gastar seu tempo dessa maneira. 

Você pode seguir todos os truques de gerenciamento de tempo do livro, mas nada disso fará diferença se você não estiver trabalhando nas coisas certas. 

Claro, não vivemos em um mundo ideal. Em vez disso, temos que levar em consideração todas as outras coisas que atrapalham nosso dia ideal. 

Na reportagem, a Fast Company explica que o planejamento ideal de um dia de trabalho deve incluir: 

  • Tempo focado em trabalhos e tarefas importantes. Provavelmente é disso que o seu “dia ideal” estaria repleto. 
  • Tempo “falado”. Isso inclui reuniões e outras obrigações que outras pessoas impõem a você. 
  • Tempo de trabalho rotineiro. Este é o trabalho de “manutenção” que você faz todos os dias, como responder e-mails, atualizar documentos, etc. 
  • Pausa para recarregar. 
  • Rotinas e rituais para nos guiar em nossas diferentes tarefas. Embora não seja exatamente uma “tarefa”, uma boa programação aproveita certas cerimônias para mantê-lo energizado, focado e caminhando na direção certa. 

Com esses pontos abordados, confira as metodologias apresentadas: 

1. MIT (do inglês “Tarefa Mais Importante”) 

Esta é provavelmente a técnica de programação mais subestimada que existe: faça o seu trabalho mais importante ou impactante primeiro. 

Sua MIT (tarefa mais importante) não será a única coisa que você fará durante o dia. Mas deve ser algo que você sabe que está pairando sobre você ou que moverá a agulha para a frente de uma forma significativa. 

A reportagem explica que existem vários bons motivos pelos quais você deve usar o método de agendamento da MIT: 

Criar motivação para o seu dia. Começar com uma pequena vitória é uma das coisas mais motivadoras que você pode fazer (de acordo com o Princípio do Progresso). 

Aproveitar o tempo “produtivo” limitado que você tem a cada dia. A pesquisa mostra que temos apenas 2 horas e 48 minutos de tempo produtivo por dia (a maior parte antes). 

Se concentrar quando as pessoas estão menos propensas a incomodá-lo. Normalmente, o início do dia de trabalho é mais silencioso e menos movimentado. 

Aumentar o sentimento de realização ao final do dia. Não importa o que aconteça, você sabe que fez algo significativo. 

Definir suas prioridades e o tom do dia. O que você começa o dia geralmente é o que você acaba fazendo mais. 

Claro que nem sempre é fácil reservar um tempo para si mesmo. É por isso que, para apoiar o seu MIT, você precisa ter certeza de que é realmente a primeira coisa que você faz e que nada mais está competindo por sua atenção no momento. 

Isso significa bloquear o tempo em sua agenda para trabalhar nisso (idealmente, entre 30-90 minutos) e também não abrir e-mail ou bate-papo antes de começar (é aí que as prioridades de outras pessoas assumem o controle). 

 Se você sabe que também não consegue checar as redes sociais ou as notícias pela manhã, pode configurar um bloqueador de distração como o FocusTime para bloqueá-los durante o tempo do MIT. 

2. Bloqueio de tempo 

O bloqueio de tempo leva a ideia do MIT ainda mais longe, preenchendo toda a sua programação com “blocos” de tempo dedicados para diferentes tarefas. Isso significa que você começa seu dia com uma programação "cheia" com tempo reservado para: 

  • Trabalho focado 
  • Trabalho superficial 
  • Pausas 

Uma programação com horário bloqueado parece intimidante, mas fornece estrutura para o seu dia. Então, por que alguém iria querer preencher sua agenda de propósito? 

“Quando você preenche sua agenda com tarefas e atividades que deseja fazer, é mais difícil para os outros roubarem seu tempo. Em vez de reagir a solicitações externas, você sabe exatamente como deseja gastar seu tempo e pode dizer não com mais facilidade”, explica o texto. 

O segredo para fazer o bloqueio de tempo funcionar é ser realista, mas também reativo. 

Uma programação com tempo bloqueado é apenas um modelo e não é gravada na pedra. Isso ajuda você a manter o foco no quadro geral, em vez de se deixar levar por tarefas “urgentes” e trabalhos ocupados. 

3. Método Pomodoro 

O “Pomodoro” é um bloco de 25 minutos de trabalho ininterrupto em que você se concentra em uma única tarefa, seguido por um intervalo de cinco minutos. O objetivo é encadear de três a quatro “sessões” Pomodoro antes de fazer uma longa pausa para se recuperar. 

A rerportagem explica que, quando se trata de como fazer um cronograma com a Técnica Pomodoro, você pode programá-los em um slot aberto. Por exemplo, se você tiver um bloco de tempo livre após o almoço das 13h às 15h, pode dedicar isso às sessões do Pomodoro. 

No início da sessão, escolha quatro tarefas nas quais você se concentrará e inicie o cronômetro de trabalho. 

“O que é ótimo sobre esse método é que ele ajuda você a se concentrar intensamente sem se esgotar. Vinte e cinco minutos é um período de tempo relativamente curto para bloquear as distrações. E mesmo se você completar apenas dois durante o dia, ainda terá sólidos 50 minutos de trabalho concentrado”, afirma o artigo. 

4. Fluxo de energia (sprints de 50 a 90 minutos) 

Nossos níveis de energia não são consistentes ao longo do dia (como qualquer um que atingiu a temida queda de produtividade da tarde pode lhe dizer). Em vez disso, seguimos o que é chamado de "Ritmo Ultradiano" de ciclos de 90 minutos, onde nossa energia está em seu "pico" antes de precisarmos fazer uma pausa. 

Isso significa que há certos momentos durante o dia em que você está naturalmente mais alerta e pronto para trabalhar, e momentos em que é melhor fazer uma pausa. 

Depois de entender quando seu corpo está no auge, você pode começar a planejar seu dia de acordo com esse ritmo. Isso significa trabalhar em sprints de 50 a 90 minutos antes de tirar 20 a 30 minutos de descanso. 

Existem algumas maneiras de incluir esse ciclo em sua programação. Se você é mais um "criador" e precisa de longos períodos de trabalho focado para escrever, projetar ou codificar, você pode programar esses blocos para trabalhar com seus ciclos naturais de energia para obter mais deles. 

Porém, se seus dias costumam ser um pouco mais dispersos, você pode fazer o oposto e usar o Ritmo Ultradiano como um guia para quando fazer uma pausa. 

5. Fluxo de tarefas 

Embora o ritmo ultradiano se concentre em trabalhar com o fluxo de energia, você também pode trabalhar com o fluxo de tarefas. Isso significa agrupar trabalhos semelhantes para que seu cérebro não tenha que lidar com tanta troca de contexto. 

Veja como o autor Paul Jarvis o descreve: 

“Quanto mais você pode se concentrar em um único tipo de tarefa, mais rápido você pode fazer isso. Portanto, agrupar toda a redação que preciso fazer em uma manhã significa que posso escrever de 5 a 6 artigos de uma só vez. ” 

Você pode até mesmo espalhar isso por toda a semana. Por exemplo, você pode agrupar todo o seu trabalho administrativo em uma "Sexta-feira das Demandas" ou reservar todas as ligações de vendas para as terças e quintas-feiras. 

Ao trabalhar no esquema de "lotes", esteja ciente de seus próprios hábitos e preferências de energia. Se você é melhor em projetos criativos à tarde, agrupe suas tarefas relevantes. 

6. O Método Chatfield 

Um dos maiores desafios de qualquer método de programação é que somos notoriamente ruins em saber quanto tempo uma tarefa levará para ser concluída, mesmo que a tenhamos feito no passado. 

Mas esta é a pedra angular da gestão do tempo. Se você não estimar seu tempo corretamente, sempre estará atrasado nas tarefas e tentando se recuperar. 

O prolífico comediante, cartunista e dublador Jason Chatfield encontrou uma solução para esse problema: 

“Tenho o hábito de garantir que, ao concluir uma tarefa, eu ajuste o evento do calendário para refletir o tempo‘ real ’que levou. Ou seja: posso ter concedido 30 minutos e demorou uma hora. ” 

Isso por si só é um bom exercício, mas é aqui que esse método se torna ainda mais poderoso. 

“Em seguida, copio e colo as tarefas semelhantes ou idênticas que concluí antes, quando estou agendando para a próxima semana.” 

A maioria de nós tem tarefas que se repetem a cada dia ou semana. E esse método permite que você investigue quanto tempo eles realmente demoram para fazer. 

7. Explosões e fluxo 

Nessa técnica de agendamento, você reservaria horários específicos do dia para verificar e-mails e responder a mensagens de bate-papo. Uma boa regra prática seria: 

  • Uma vez após o término da sua MIT 
  • E à tarde, durante um momento de baixa energia 

Essa pode parecer uma mudança difícil de fazer, especialmente se você faz parte de uma cultura com forte comunicação. Certifique-se de conversar com sua equipe sobre o motivo de você não estar online e como eles podem entrar em contato se houver uma emergência real. 

Bônus: Programação A/B 

Às vezes, vale mais à pena programar sua semana inteira do que organizar dia por dia. E a programação A / B é uma forma de diferenciar seus objetivos e prioridades, fazendo com que você não se sinta culpado por adiar um trabalho importante. 

A matéria da Fast Company dá o seguinte exemplo: se você é um desenvolvedor em posição de liderança e que precisa dividir seu tempo entre programar e gerenciar a equipe, é possível que uma das tarefas possa ser “deixada de lado” em algum momento do dia. Uma solução seria repartir sua semana em dias com uma programação A (escrever códigos) e uma programação B (gestão). 

Se o seu trabalho não se encaixa perfeitamente em duas categorias, experimente o sistema Free, Focus, Buffer. Isso significa que você agende: 

  • Dias livres para trabalhos pessoais. 
  • Dias de foco para o trabalho principal. 
  • Dias de buffer para planejamento, administração e outras tarefas “urgentes”. 

De acordo com James Clear: “Os profissionais cumprem o cronograma. Os amadores deixam a vida atrapalhar.” 

Uma programação é muito mais do que apenas um calendário preenchido. É uma declaração sobre o que é importante para você e o que merece seu tempo.