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11 dicas para melhorar a comunicação dentro da sua companhia

Questões como estrutura da empresa, planejamento e escopo impactam de forma significativa a troca de informações na empresa; entenda o que ajustar

Da Redação

15/02/2020 às 12h00

Foto: Reprodução

Não é de hoje que as companhias entendem que uma boa comunicação é essencial para um andamento eficiente das questões de negócio, mas ainda é muito comum que a troca de informações seja prejudicada por diversos fatores que, se não analisados com cuidado pela gestão, podem comprometer o desempenho de projetos ou até mesmo departamentos. 

A Forbes reuniu a opinião de alguns participantes a sua seção Agency Council para entender as práticas que eles realizam para estimular conversas entre diferentes áreas e profissionais. Confira: 

 1. Seja humano 

Trate sua equipe como pessoas. Observe que eu disse "equipe", não "funcionários". Construa uma cultura que seja causa de parceria, que promova a confiança e melhore a comunicação de maneira proativa e não reativa. - Damon Burton, da SEO Nacional

2. Conecte funcionários que trabalham em diferentes funções 

Às vezes, o que parece ser um problema de comunicação é na verdade um problema de relacionamento. Se o seu departamento ou divisão opera dentro de uma área sem muita conscientização de outros grupos da empresa, talvez não ocorra a comunicação deles.  

Crie visibilidade nos silos, apresentando funcionários na intranet, em publicações ou até mesmo programas de bem-estar e voluntariado, para construir relacionamentos entre equipes. - Elizabeth Baskin, Tribe, Inc. 

  3. Forneça um canal de comunicação 

Em nosso escritório, usamos o Trello para ajudar nossa equipe a se comunicar, para que todos fiquemos na mesma página. Atualmente, existem tantos aplicativos diferentes disponíveis para esse fim, que é bobagem ão usar um.  

A comunicação é a parte mais importante de uma empresa em execução com sucesso. Por que não usar as ferramentas disponíveis para simplificar essa etapa? - Zachary Binder, da Bell + Ivy 

4. Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos 

A utilização de uma ferramenta ou aplicativo de gerenciamento de projetos pode ajudar a promover um ambiente organizado e comunicativo dentro da sua empresa.

O uso da ferramenta de gerenciamento de projetos Basecamp 3 em nossa organização nos permite atribuir tarefas, acompanhar o progresso e se comunicar de maneira eficaz, tanto internamente quanto com os clientes. Isso ajuda a manter toda a nossa equipe dentro do cronograma e reduz a probabilidade de falta de comunicação. - Adam Binder, da Creative Click Media

5. Organize reuniões semanais 

Separe um tempo para as reuniões semanais. A cada semana, em 15 minutos ou uma hora, reúna-se com sua equipe e funcionários. Isso permite que a equipe acompanhe os projetos, discuta os principais problemas e colabore.  

A comunicação é fundamental para a campanha de qualquer cliente. As reuniões semanais permitem que você, como chefe, veja onde a comunicação está aquém e dê os próximos passos para resolver o problema. - Charles Mazzini, da Hiperlinks Mídia, LLC 

6. Abrace a autenticidade e a boa vontade 

Na minha experiência, quando as pessoas não estão se comunicando bem, normalmente é porque elas se mantêm a guarda e não sentem que podem ser completamente honestas umas com as outras.  

Os membros juniores têm medo de serem envergonhados por não entenderem a tarefa? Os chefes são mais mandões do que úteis? Uma cultura de autenticidade e um senso de boa vontade ajudam muito na comunicação eficaz. - April White, da Trust Relations.

7. Faça com que a comunicação seja uma parte necessária do processo 

Uma maneira de incentivar a comunicação é através do nosso sistema de gerenciamento de projetos. Os projetos literalmente não podem passar de um estágio para o outro em nosso software sem a participação da equipe e a adesão, o que requer comunicação. Isso força o desenvolvimento de bons hábitos. - Scott Baradell, da Idea Grove.

8. Volte ao escopo

Na minha experiência, a comunicação raramente é o principal problema. A maioria dos problemas parece surgir quando há um afastamento da visão original do motivo pelo qual um cliente está sendo atendido.  

Quando as equipes perdem o rumo, aconselho que voltem ao escopo e entendam o que prometeram ao cliente e por que isso é importante para eles. O escopo cria clareza real para a ação. - Randy Shattuck, do Grupo Shattuck.

9. Aceite o feedback como parte da cultura da empresa 

Adotar o feedback como parte integrante da sua cultura é fundamental para identificar possíveis problemas que possam surgir. Por meio de análises de funcionários, mapeamento de metas e individuais, nossa empresa cria momentos que se concentram na oportunidade de abordar o feedback sobre o que poderia estar nos impedindo.  

Aprender a ouvir e melhorar o feedback é uma habilidade essencial para qualquer pessoa realmente crescer e ter sucesso. - Jessica Reznick, da We’re Magnetic.

10. Crie expectativas mutuamente compreendidas 

A comunicação começa no topo com padrões, expectativas e processos definidos. Sistemas de gerenciamento de projetos como o Asana têm sido ótimos para compartilhar atualizações de projetos e atribuir tarefas para responsabilizar as equipes.  

Quando o sistema certo está em vigor, é muito mais fácil identificar o elemento humano por trás de um "colapso" e abordar a única razão pela qual algo deu errado. - Marc Hardgrove, do HOTH 

11. Crie uma equipe cujo foco seja o sucesso do cliente 

Nossa empresa cresceu e tornou-se crucial ter uma equipe dedicada exclusivamente à coordenação das campanhas de nossos clientes. Todos, de vendas a marketing e operações, são totalmente focados no cliente.  

No entanto, ter uma equipe específica dedicada a estar "nas trincheiras" com nossos clientes a cada passo resultou em resultados de campanha bem-sucedidos e, igualmente importante, em satisfação do cliente. - Ajay Gupta, da Stirista