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Como a Automatização de Processos de Negócios (BPA) pode beneficiar a sua empresa

No atual ambiente competitivo empresarial, um dos principais desafios das empresas parece ter a ver com a redução dos custos de funcionamento.

Por Klippa

15/09/2021 às 10h50

Foto: Klippa

 

Já ouviu falar de Automação de Processos de Negócios?

 

Nos dias de hoje, as empresas enfrentam o desafio de alcançar mais com menos custos. Se as empresas quiserem prosperar e sobreviver no mercado, terão que ganhar mais eficiência, economizar e oferecer mais valor do que seus concorrentes.

 

É por isso, que cada vez mais as empresas no mundo inteiro estão falando sobre Automação de Processos de Negócios (BPA). Este é um termo abrangente que inclui vários tipos de software de automação de processos. O que todas estas aplicações têm em comum é que ajudam as empresas a economizar tempo e dinheiro em tarefas demoradas, repetitivas e ineficientes em termos de custo.

 

No entanto, para muitas pessoas, o BPA é um termo relativamente novo e ainda desconhecido. Se você é uma delas, então este blog vai ajudá-lo a entender o conceito de BPA, seus benefícios e como pode transformar sua empresa. No final, você saberá exatamente como começar a trabalhar com o BPA!

 

O que é BPA? 

Automatização de Processos de Negócios (Business Process Automation, BPA) é um termo amplo que inclui vários tipos de software de automação de processos. Consiste em executar tarefas ou processos repetitivos, onde o processo manual pode ser substituído por um software automatizado. O que resulta na minimização dos custos, aumento da eficiência e otimização dos processos.

 

O objetivo principal do BPA é redirecionar a atenção dos funcionários para projetos para os quais foram contratados. Desta forma, ao usar um software automatizado torna a sua empresa não só mais eficiente como também proporciona mais tempo para os funcionários se concentrarem em tarefas mais importantes.

 

Muitas soluções BPA utilizam software de OCR (Optical Character Recognition), que em Português pode ser traduzido como Reconhecimento Óptico de Caracteres. Esta tecnologia permite ler automaticamente textos de documentos, o que significa converter texto escrito ou cartas para um formato digital. Falaremos sobre o uso de OCR no BPA mais tarde, neste blog.

 

 

Quais são as vantagens do BPA?

Existem várias vantagens ao implementar um software inteligente na sua empresa, e por isso, vamos apresentar as 5 principais vantagens e explicar como a automação de processos pode beneficiar o seu negócio.

 

Eis as 5 principais vantagens:

  • Redução de custos
  • Otimiza a velocidade e eficiência
  • Redução de erros
  • Funcionários mais felizes
  • Menos trabalho burocrático

Redução de custos

A maior de todas as vantagens de um software automatizado é a redução de horas de trabalho dos funcionários. Afinal, tempo é dinheiro, e isto resulta numa economia de custos bastante significativa para as empresas. Você obtém mais eficiência por menos custos, como em termos de salário, mas também no valor do aluguel do escritório e entre outros custos envolvidos.

 

Otimiza a velocidade e eficiência

Os computadores são os funcionários ideais. Não adoecem, nunca chegam atrasados e não se cansam de uma semana de trabalho 24/7. Além disso, podem realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Isto permite fluxos de trabalho mais rápidos com um melhor foco nas tarefas de rotina.

 

Redução de erros

Errar é humano, e por isso há sempre uma grande probabilidade de digitar erros ou negligenciar certas estatísticas ou números que são cruciais em um processo de negócios.

O uso de software inteligente reduz as possibilidades de erro, elimina o risco de distrações, erros de digitação e outros erros que podem ser encontrados na entrada manual de dados. Isto permitirá fluxos de trabalho mais rápidos, dados melhores e mais precisos que podem ser usados para tomar decisões de negócios.

 

Funcionários mais felizes

Processos recorrentes e que implicam o processamento de dados manualmente pode ocupar muito tempo dos funcionários, para além de que esses processos são extremamente tediosos. Com o uso de um software automatizado, os funcionários podem ocupar-se com tarefas que realmente importam.

 

Menos trabalho burocrático

A gestão manual de dados exige muitos recursos, tais como armários de arquivo, impressoras, tinta, espaço de escritório, etc. Com um software adequado à sua empresa, você não precisará mais desses recursos e pode economizar nas despesas mensais.

Ao mesmo tempo, você poupa muitas árvores e prepara seu negócio para um futuro mais sustentável!

 

Como o BPA transforma as empresas

 

Agora que já falamos sobre o conceito do BPA e seus benefícios, podemos então apresentar exemplos práticos do uso do BPA.

 

Abaixo, seguem 2 exemplos de casos de uso mais comuns:

 

Gerenciamento de despesas

Muitas empresas ainda executam o gerenciamento de despesas de forma manual. Como por exemplo, um funcionário reporta uma despesa copiando manualmente os dados de um recibo para um formulário impresso e ainda deve incluir uma cópia do recibo com o relatório.

 

Seguidamente, o funcionário entrega o documento para o departamento financeiro onde o pedido é processado e enviado para a entidade autorizadora e mais uma vez o relatório volta para o processamento.

 

Praticamente todas as etapas mencionadas neste processo podem ser automatizadas de forma rápida e eficaz.

 

Com uma solução automatizada, o funcionário apenas teria que tirar uma foto do recibo com seu smartphone, e com a tecnologia OCR todos os dados são extraídos automaticamente e enviados para a entidade autorizadora.

 

O autorizador recebe uma notificação no seu smartphone sempre que há uma nova despesa a ser aprovada. Com um simples clique o autorizador pode aprovar a despesa, tudo isto numa questão de segundos e em tempo real!

Soluções para contas a pagar

Algumas empresas processam centenas ou até milhares de faturas mensalmente. As faturas são geralmente verificadas pelos funcionários, e de seguida são enviadas para os responsáveis que autorizaram o pagamento da quantia solicitada. Cada fatura precisa ser categorizada para que seja enviada para a pessoa certa.

 

Ao mesmo tempo, todas essas faturas são verificadas individualmente para detectar erros ou incoerências. Então, alguém precisa se certificar de que esteja realmente autorizado dentro da data de vencimento da fatura. Uma vez que esse processo seja concluído, o pagamento pode ser processado, adicionado ao panorama financeiro e arquivado.

 

Com a implementação das tecnologias OCR e IA (Inteligência Artificial), este processo pode ser simplificado. Uma vez recebidas as faturas, estas são automaticamente categorizadas e enviadas à pessoa responsável que autoriza geralmente as faturas.

 

A fatura é então automaticamente adicionada ao banco de dados online e a solicitação de pagamento é automaticamente enviada ao departamento financeiro. Várias faturas podem ser processadas ao mesmo tempo e sem quaisquer problemas.

 

As melhores práticas para iniciar seu plano BPA

 

Este blog pode ter despertado seu interesse pelo BPA! E como tal, podemos ajudá-lo a iniciar o processo de exploração do BPA e o que pode fazer pela sua empresa. Apresentamos algumas medidas que podem servir de guia para ajudá-lo a implementar o BPA no seu negócio. Eis as melhores práticas:

  1. Defina os objetivos
  2. Pesquisa
  3. Explore o mercado BPA
  4. Calcular o ROI
  5. Teste e avalie a solução escolhida
  6. Acompanhe as soluções

 

1.    Defina os objetivos

Primeiramente, deve definir qual é o objetivo a curto e longo prazo ao traçar o seu plano BPA. Pretende acelerar um processo? Reduzir custos de um determinado processo? Estas são questões importantes que precisam ser respondidas.

2.    Pesquisa

É necessário compreender todas as tarefas envolvidas no seu negócio e quem é responsável por cada tarefa. Nos processos administrativos atuais da sua empresa, observe todas as tarefas que são recorrentes, e determine onde podem ocorrer possíveis erros.

3.    Explore o mercado BPA

BPA já existe há algum tempo, e é um mercado em expansão repleto de fornecedores com o objetivo de ajudá-lo. Elabore um mapa das opções que podem se adequar melhor à sua empresa, analisando as especificidades do serviço oferecido. Planeje demonstrações ou faça uso de testes gratuitos para testar as soluções. Certifique-se de obter informações suficientes sobre os custos e retornos esperados para a etapa 4.

4.    Calcular o ROI

Retorno sobre Investimento (Return On Investment, ROI). Após ter examinado a lista de fornecedores, é necessário calcular quanto você economizaria no investimento financeiro. Tenha uma perspectiva de longo prazo para obter um ROI realista.

5.    Teste e avalie a solução escolhida

Provavelmente, o cálculo de ROI terá permitido escolher seu fornecedor ideal. É importante que o fornecedor possa atender suas necessidades, portanto, certifique-se de que há uma maneira de testar e avaliar a solução escolhida. Isso pode envolver pedir feedback de seus colegas e manter o provedor informado para melhorias de automação.

6.    Acompanhe as soluções

Uma vez que tenha escolhido seu fornecedor e esteja usando o serviço BPA por algum tempo, convém ainda identificar regularmente outras oportunidades ou melhorias de automação. Isto vai permitir que sua empresa esteja sempre à altura das mais recentes inovações na indústria de automação.

 

BPA na Klippa

Está pronto para levar seu negócio ao próximo nível? Agora que você já sabe o significado de BPA, as suas vantagens e as melhores práticas, o próximo passo é encontrar um software inteligente que se adeque às suas necessidades do seu negócio.

A Klippa é um dos fornecedores de soluções BPA no mercado e, por isso, pode ajudá-lo com todos os casos mencionados neste blog e muito mais!

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