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Como usar as melhores funcionalidades empresariais recém-lançadas pelo Slack

O plataforma lançou uma série de melhorias para ajudar os usuários corporativos a serem mais produtivos e colaborarem com mais facilidade.

Por Paul Heltzel, da Computerworld EUA

11/09/2020 às 13h00

Foto: Adobe Stock

O Slack lançou vários recursos durante o final do primeiro semestre e inícoi do segundo para simplificar o trabalho em equipes remotas. Essas novas opções permitem que você se integre mais facilmente às ferramentas de calendário existentes, automatize tarefas de rotina e rastreie conversas em um dispositivo móvel, entre outras funções. 
 
Aqui estão algumas das melhorias voltadas ao trabalho que mais gostamos e como usá-las. Elas funcionarão com qualquer plano pago, embora, em alguns casos, você precise de privilégios de administrador para o seu espaço de trabalho (a Workspace) ou permissão do administrador do espaço de trabalho que você usa.

Receba notificações no celular e no PC simultaneamente

Quando você está trabalhando remotamente ou apenas longe da mesa, pode ser útil receber ao  mesmo tempo notificações no seu dispositivo móvel e no aplicativo Slack para desktop. Sem precisar anunciar que você está ausente, você pode esticar as pernas e ainda assim receber mensagens importantes, permitindo que você faça pausas inesperadas com mais frequência. 
 
No aplicativo Slack da área de trabalho, clique no nome do seu espaço de trabalho. Escolha Preferências> Notificações. Vá até a parte inferior do menu. Em “Quando não estou ativo no desktop ...”, escolha imediatamente, mesmo se eu estiver ativo.

Adicionar hiperlinks às mensagens 

Agora você pode restringir suas mensagens aos colegas, apontando-os para um recurso com texto com hiperlink em vez do URL completo. Basta selecionar a(s) palavra(s) que deseja vincular e clicar no ícone do link na barra de ferramentas de formatação abaixo da mensagem ou usar ⌘-Shift-U (Mac) ou Ctrl-Shift-U (PC). 

Use o menu de atalhos para realizar ações rapidamente 

Os atalhos do Slack permitem que você acesse rapidamente tarefas frequentes, como iniciar uma chamada ou definir um lembrete para você mesmo. Eles também podem ser integrados com aplicativos de terceiros, como Doodle Bot, para encontrar rapidamente os horários disponíveis para se encontrar, ou Polly, para conduzir uma votação rápida de uma nova ideia. 
 
Em qualquer mensagem, clique no ícone de raio e selecione um atalho para ativá-lo. 

Você também pode adicionar atalhos de outros aplicativos usando o mesmo menu. Em “Adicionar atalhos de aplicativos”, escolha Obter mais aplicativos com atalhos e  escolha. Você será levado ao site do Slack para ler mais sobre o aplicativo e verá um botão: Clique em Adicionar ao Slack para finalizar a integração.

Se você não tiver permissões de administrador para sua área de trabalho, verá um formulário que permite pedir ao administrador para revisar e adicionar o aplicativo.

Conceda a todos os membros do espaço de trabalho acesso ao calendário do Outlook ou ao Google Agenda 
 
Conectar o Slack e sua agenda permite que você sincronize o Outlook ou o Google Agenda para, por exemplo, criar eventos no Slack, receber notificações no Slack quando uma chamada está prestes a começar ou permitir que sua agenda defina automaticamente o status do Slack para ser exibido você está em uma reunião. 

Anteriormente, um usuário do espaço de trabalho instalava o aplicativo Outlook Agenda ou Google Agenda e, em seguida, cada usuário precisava conectar sua própria conta do Office 365 / Microsoft 365 ou G Suite ao aplicativo no Slack. 

Mas agora os proprietários e administradores do espaço de trabalho do Slack podem conceder acesso a um aplicativo de calendário a todos os membros da equipe em seu domínio de e-mail. Há um obstáculo, no entanto.

Você precisará de privilégios de administrador para sua conta do Office 365 ou G Suite para permitir o acesso do Slack às agendas dos usuários ou precisará pedir ao administrador do escritório para permitir o acesso do Slack no G Suite ou Outlook. 
 
O Slack fornece instruções completas para autenticar todos os membros do seu espaço de trabalho do Slack que compartilham um domínio de e-mail para Outlook ou Google Agenda em seu site. As etapas básicas são instalar o aplicativo de agenda no seu espaço de trabalho, adicionar seu domínio, conceder acesso ao Slack do Office 365/Microsoft 365 ou G Suite, verificar seu domínio e, para clientes do Enterprise Grid, selecionar um ou mais espaços de trabalho do Slack para autenticação. 

Assim que a autenticação ocorrer, todas as contas no Slack com um endereço de e-mail em seu domínio serão automaticamente conectadas ao aplicativo de calendário.

Os membros do espaço de trabalho receberão notificações alertando-os sobre a disponibilidade do aplicativo Outlook ou Google Agenda e solicitando que ativem a sincronização e definam as preferências de notificação. 

Compartilhe um canal com vários parceiros externos

Se desejar usar o Slack para se comunicar com pessoas e empresas fora de sua organização, crie um canal separado e compartilhe-o externamente. O Slack há muito permite que seus clientes pagantes criem canais que podem ser compartilhados com uma outra organização, mas em junho lançou uma versão avançada do recurso chamado Slack Connect, que permite compartilhar um canal com até 19 parceiros adicionais. Isso pode ajudar a colaboração em projetos com várias partes interessadas, como quando várias empresas de contratação e subcontratação estão envolvidas. 
 
Comece criando um novo canal. No painel de navegação esquerdo do Slack, clique no + ao lado de “Canais”. Clique em Criar um canal. Nomeie o canal, insira uma breve descrição e indique se deseja que o canal seja privado. (Com um canal privado, cada membro individual deve ser convidado a ingressar nele; enquanto qualquer pessoa em qualquer organização membro pode acessar um canal público.)  

Selecione Compartilhar fora de [nome do seu espaço de trabalho] e, em seguida, Avançar. Digite os endereços de e-mail de trabalho de seus convidados, separados por vírgulas, e clique em Concluído.  

 
O convite é enviado aos destinatários, que devem aceitá-lo para ingressar no canal. Depois de ser aceito, o convite deve ser aprovado por um administrador de sua organização e, em alguns casos, por um administrador da organização do convidado. Os convites expiram após sete dias, portanto, devem ser aceitos e aprovados dentro desse prazo.

Aproveite as melhorias do Workflow Builder 

A ferramenta de automação do fluxo de trabalho do Slack permite que você automatize tarefas repetitivas, como relatórios de progresso, reuniões diárias ou receba automaticamente um novo funcionário quando ele for integrado.  

Os fluxos de trabalho podem ser baseados em um modelo ou customizado, sem codificação, para reduzir a quantidade de tempo que você gasta no Slack coletando feedback manualmente ou outras informações de forma rotineira de colegas de trabalho.  

Apresentado no final do ano passado, esse recurso obteve uma série de melhorias este ano que tornam a ferramenta mais fácil de usar. Por exemplo, anteriormente você tinha que usar marcação para formatar as mensagens em seus fluxos de trabalho.  

No final do primeiro semestre, a empresa forneceu uma maneira de usar a formatação automática para deixar suas mensagens em negrito, itálico ou tachado, ou para exibir linhas de código.

Para fazer isso, você pode usar a barra de ferramentas de formatação ou atalhos de teclado padrão como ⌘-I ou Ctrl-I para itálico. A empresa também aprimorou a função "Data e hora agendada" do Workflow Builder para que você possa iniciar fluxos de trabalho em horários específicos ou de forma recorrente. 
 
O Slack também adicionou novos modelos focados no trabalho remoto, incluindo um chamado “Fique saudável enquanto trabalha em casa”, que lembra você e sua equipe de fazer pausas programadas, para se exercitar ou apenas para relaxar. Para adicionar essa personalização, selecione-a a partir desses modelos e clique em Baixar exemplo. O arquivo, denominado healthy_reminders.json, será baixado. 
 
No Slack, clique no nome do seu espaço de trabalho e em Ferramentas> Construtor de fluxo de trabalho/Worflow Builder. Clique no botão Importar no canto superior direito e siga as instruções para instalá-lo. Você pode editar a hora, a data, a frequência e a mensagem e, em seguida, quando estiver pronto para cutucar automaticamente seus colegas de trabalho, clique em Publicar

Adicionar um pacote remoto de emoji   

Há algum tempo, o Slack oferece a capacidade de permitir a criação de emojis personalizados específicos para sua empresa ou equipe. Em homenagem ao teletrabalho no mundo COVID, a empresa lançou recentemente um novo conjunto de emojis relacionados ao trabalho em casa, para que você possa mostrar rapidamente a seus colegas que está levando o cachorro para passear, ajudando as crianças ou apenas precisa se concentrar e vestir não quero ser incomodado. 
 
Em qualquer mensagem do Slack, clique no ícone Emoji e, em seguida, no botão Adicionar Emoji na parte inferior da janela de emoji. Procure o pacote de Trabalho Remoto e clique em Adicionar pack. A empresa diz que vai lançar novas coleções pré-fabricadas em breve. 

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