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Com apoio da tecnologia, gestão de escritórios auxilia empresas na volta ao ambiente de trabalho

Inicialmente pensada para otimizar espaços, prática pode ajudar companhias na implementação de políticas para o distanciamento físico

Mônica Wanderley

03/08/2020 às 8h30

Foto: Adobe Stock

A maioria das empresas já está pensando em como organizar uma volta aos escritórios que garanta a segurança de seus funcionários. Dentro das soluções que se mostram mais efetivas está o workplace managament, também conhecido como gestão de escritórios.  

Otimizar o espaço de trabalho sempre foi um objetivo das empresas, que
sempre buscaram o melhor custo-benefício para diminuir os gastos com
esse passivo. E, com o auxílio da tecnologia, as empresas dedicadas a
esse mercado estão ganhando a atenção de outras corporações, já que conseguem mensurar a ocupação e distribuição de lugares. 

“A gente fez um acompanhamento em tempo real das mesas de escritório e, historicamente, a gente já pega ociosidade na ordem de 55%”, afirma Flávio Pimentel, Head de Smart Workplace Solutions da corporate venture Neowrk/CI&T, que atua buscando otimizar espaços de trabalho por meio de tecnologias como sistemas de agendamento de espaços e uso de gadgets que utilizam computação de borda para registrar movimentações.

Por conta da pandemia, o executivo conta que a empresa registrou um aumento de 1000% no número de novos contatos entre maio e junho, feitos por companhias que desejavam aplicar esse mesmo conceito de administração de espaços para implementar o distanciamento físico nos ambientes de trabalho. 

Otimização sem identificação 

Pimentel conta que a principal questão que o workplace management visa atender é garantir uma experiência de uso do espaço que seja otimizada para a empresa e proveitosa para quem trabalha no local.

Dentro do momento atual, percebeu-se que a mesma suíte de soluções pode ser utilizada para preservar a saúde das pessoas. “O desafio maior mesmo na fase 1 [volta ao espaço de trabalho físico] é garantir as questões do isolamento social acontecendo de verdade, porque o funcionário vai se acostumando com a rotina.”  

Para realizar essa aferição, a Neowrk/CI&T utiliza tecnologias associadas a rede neurais, inteligência artificial e/ou visão computacional para, junto com gadgets equipados com computação de borda, analisar questões como proximidade de colabores em ambientes como salas de reunião. 

É claro que, quando se fala em rastreabilidade, surge a questão da privacidade e como esses mesmos softwares poderiam ser utilizados para mensurar performance.

O executivo afirma que as tecnologias dentro desse mercado são desenvolvidas dentro dos parâmetros que serão empregados pela LGPD e que esse tipo de uso não condiz com os objetivos que a prática deseja alcançar. “A ambição da tecnologia no workplace management tem que ser pautada por uma ética que no final das contas consiga existir dentro desse espaço.” 

Utilizando o exemplo citado anteriormente — das pessoas dentro de uma sala de reunião — Pimentel explica que os gadgets trabalham com informações anonimizadas e que o objetivo não é produzir qualquer tipo de rastreabilidade, mas conseguir atuar no gerenciamento de uso do espaço “ Não é se é fulano ou cicrano estão sendo juntos, mas são duas pessoas sentadas juntas”. 

Construindo uma nova cultura 

O Grupo Fleury é um exemplo de empresa que adotou essa tecnologia por questões de otimização e agora irá aplicá-la para auxiliar no distanciamento físico. A sede-matriz (localizada no bairro do Jabaquara, em São Paulo) comporta o prédio administrativo e o laboratório central, que precisava ser expandido por questões de demanda. 

“Nós tínhamos dois caminhos nessa jornada. Ou partíamos para uma locação adicional de espaço ou até mesmo um coworking, ou intensificamos a nossa taxa de flexibilidade e home working”,  explica Clóvis Giacomozzi Porto, diretor de Expansão e Facilites na empresa. “Decidimos o caminho de não incrementar o custo e fazer o uso de mesas compartilhadas, dentro de uma taxa baixa de compartilhamento” 

Concluído em novembro de 2019, o projeto abrangeu 100% dos profissionais que atuam em posições administrativas — cerca de 1,2 mil pessoas no Rio e em São Paulo — e envolvia a flexibilização de 20% dos postos dentro de cada área.

Nesse caso, os funcionários trabalhariam remotamente e, quando necessitassem ir à sede, poderiam solicitar uma mesa via ferramenta de agendamento. 

Ao estruturar seu plano de retorno, que começará com 20% de ocupação do escritório, o Fleury utilizará a capacidade do sistema de fazer uma leitura de 100% das posições de trabalho para realizar a distribuição segura dos colaboradores. 

“Se eu tenho 100 posições no escritório A, o sistema está fazendo essa leitura e deixando algumas posições como não passíveis de aluguel, para manter a distância de 1,5 metro por pessoa”, explica Porto, afirmando que essa volta será menos complicada já que a utilização do sistema já é conhecida pelos funcionários. “O fato de termos iniciado com erra ferramenta no pré pandemia nos deu a oportunidade de aculturá-la com os colaboradores.” 

Falando sobre mudança de cultura, Pimentel também reforça que, no longo prazo, as pessoas começam a perceber dentro da sua própria rotina as vantagens dessa gestão.

“No final das contas sua entrega vai ser muito mais poderosa, porque as pessoas vão sentir na pele o benefício de ambiente que funciona melhor porque você vai estar mapeando necessidades de uma maneira geral e variada, mas não aferindo o indivíduo”.