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Como o RH pode aumentar a eficiência da gestão de documentos

O departamento de recursos humanos é um dos setores que mais pode se beneficiar com a adoção desse processo. Porém, planejar é preciso

Por Juliana Ferreira*

05/06/2020 às 14h00

Foto: Shutterstock

O RH é um departamento que, pela natureza de sua função, acumula um grande volume de documentos com variados ciclos de vida e níveis de criticidade e de confidencialidade.

Por isso, manter esses documentos em pastas, gavetas e armários é um cenário que não pode existir em qualquer empresa, independentemente do seu porte. Sem um sistema de gestão de documentos, problemas de segurança e ineficiências nos fluxos de trabalho serão inevitáveis.

E qual será o primeiro passo para aumentar a eficiência da gestão de documentos? Implantar um sistema de gestão, claro. O melhor seria perguntar quais são as etapas, nossa experiência mostra que a primeira etapa é identificar como os registros em papel estão sendo gerados e armazenados e como serão transferidos para um formato digital e integrados a uma plataforma centralizada de gestão.

Iniciando o processo

É necessário identificar quais documentos são os mais sensíveis para os processos internos, com maior necessidade de acesso e também os que devem ser armazenados por mais tempo. Digitalizar, por exemplo, um documento que pode ser descartado dentro de um ano certamente não vale o esforço.

Para garantir uma maior eficiência, é preciso estabelecer uma estrutura única de indexação e classificação, para que o upload dos arquivos para a plataforma seja realizado de forma consistente, em conformidade com as políticas de governança da informação em vigor na empresa.

Sem uma eficiente gestão de documentos, certamente o RH estará “imerso” em papéis, burocracia e tarefas repetitivas, e certamente não sobrará tempo para atrair, reter, integrar e propiciar formas criativas e inteligentes de desenvolvimento humano, tarefas que realmente devem ser o principal foco de atuação.

Por isso, a melhor estratégia a ser adotada para aumentar a eficiência da gestão de documentos no RH é a implantação, junto com um parceiro com expertise comprovada, de uma solução de gestão de documentos capaz de fornecer controles rigorosos de confidencialidade, recuperações precisas, tempo de resposta rápida e gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos, desde a sua digitalização, armazenamento, guarda até a destruição segura.

E liberar os líderes de RH para assumirem tarefas mais estratégicas e construírem uma nova força de trabalho, mais produtiva e engajada.

*Juliana Ferreira é diretora de RH da Access