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9 mudanças simples que vão tornar seu dia de trabalho mais produtivo

Ajustando levemente alguns processos – e usando a tecnologia a seu favor - é possível evitar boa parte das tarefas chatas do expediente

Da Redação

09/02/2020 às 12h00

Foto: Shutterstock

Começamos esse texto reafirmando que, sim, a vida corporativa anda mais atribulada para quase todo o mundo, com muito mais demandas do que o tempo necessário para realizá-las. Isso é uma realidade.

Mas acontece que, muito provavelmente pelo hábito, é bem provável que você esteja levando muito tempo em uma atividade que pode ser otimizada e levar uma quantidade de minutos (e de esforço) bem menor do que a praticada atualmente.

Buscar conversas com colegas, organizar a caixa de e-mails, combinar reuniões e evitar retrabalhos são algumas práticas listadas abaixo que, com uma pequena mudança de atitude, podem ser feitas de forma mais rápida do que a habitual. Veja como:

Otimize a busca por informações

Deixe na caixa de entrada apenas mensagens externas e assuntos importantes (como assuntos confidenciais). Direcione outros temas que envolvem trabalho para plataformas que facilitem a organização e busca de informações.

Por exemplo: utilize ferramentas como Trello e Asana para coordenar projetos e softwares como Slack e Teams para concentrar conversas e facilitar a busca.

Não use sua caixa de entrada como sua lista de tarefas

Ao fazer isso, você permite que outras pessoas determinem como você deve gastar seu tempo. Use uma das ferramentas de gerenciamento de projetos ou tarefas para acompanhar suas tarefas.

Encaminhe os emails que requerem ação em sua atribuição ou gerenciamento de projetos e os transforme automaticamente em tarefas.

Automatize o agendamento de reuniões

Encontrar o dia e tempo certo para uma reunião pode levar bastante tempo (e trocas de email) dependendo da disponibilidade e quantidade de pessoas envolvidas.

Uma alternativa para acelerar esse processo é criar um perfil em uma plataforma de agendamento on-line e criar nas pessoas ao redor o hábito de visitar o perfil e agendar um momento que você tenha classificado como livre.

Empresas como Calendly, SimplyBookMe e Meeting Planner possuem planos gratuitos que permitem a criação  de um perfil virtual e contam com uma quantidade de ferramentas que, apesar de limitadas pela gratuidade, conseguem atender as necessidades da maioria dos profissionais.

Crie e compartilhe processos

Se você sempre recebe e-mails com perguntas muito parecidas (algo comum para quem lida com alguma função mais técnica ou operacional) pode ser mais útil separar um tempo para desenvolver uma espécie de manual, que seria compartilhado com quem tivesse dúvidas mais simples, porém recorrentes.

Economize tempo em follow ups

Pode ser demorado nutrir relacionamentos com seus parceiros estratégicos, fornecedores e clientes. Porém, quando você automatiza alguns aspectos da promoção de relacionamentos, reduz bastante esse tempo.

Pode ser tão simples quanto agendar e-mails desejando feliz aniversário para seus principais contatos, ou sugerindo o uso da agenda on-line para marcar uma conferência por telefone. 

Desative as notificações

Muitos provedores de email têm recursos que mandam mensagens sonoras ou pop-ups a cada email recebido. Se seu fluxo de mensagens é muito grande (e os conteúdos não são urgentes para você) remova o máximo de notificações possível.

É muito mais proveitoso ler os emails em blocos, separando momentos específicos do dia para a tarefa, do que se distrair a cada mensagem recebida.

Aumente o foco

Eliminar o máximo possível de distrações vai te ajudar a terminar o trabalho de forma mais rápida e com mais qualidade. Para entender o que mais consome seu tempo, crie uma lista com seus principais gatilhos de distração e verifique quais você consegue eliminar ou mitigar.

Por exemplo: se você se distrai com os alertas que o telefone faz quando recebe uma nova mensagem, coloque-o no modo silencioso.

Faça uma tarefa até o final

Ao invés de alternar entre tarefas, tenta realizar uma ação completa por vez. Essa postura costuma otimizar bem mais o tempo do que intercalar diversas atividades ao longo do dia. A exceção fica por conta de relatórios ou planejamentos mais consistentes, que tomam horas (e às vezes dias) para serem feitos. Essa diversificação, no caso, ajuda a descansar a mente.

Para as rotinas que levam menos tempo, se dedique a realizá-las em blocos. Por exemplo: ao ler um email de atualização, inclua uma dúvida no email uma reunião de pauta ou já use um mensageiro para esclarecer o ponto com alguém da equipe que possa te responder 

Revise os últimos 5%

É muito tentador ignorar tarefas como colocar um nome correto (e não o mais fácil) em um documento, conferir se a versão enviada é a atual ou testar o link que você está prestes a compartilhar.

Mas resista, pare e reserve um minuto para concluir o trabalho corretamente. Você economizará horas do seu precioso tempo com retrabalhos.

*Com informações da Fast Company