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5 dicas para melhorar a ordem e a eficiência na vida profissional

Profissionais consomem uma hora e meia apenas para buscar informações necessárias às suas tarefas. Cenário pode ser otimziado

Déborah Oliveira

15/03/2019 às 10h12

Foto: Shutterstock

Uma pesquisa da OTRS com 500 profissionais mostrou que 82% estão usando meia hora de cada dia de trabalho para procurar as informações necessárias para realizar suas tarefas. Isso pode ser feito de forma mais eficiente. Pensando nisso, a empresa compartilha cinco dicas sobre como melhorar a ordem e a eficiência na vida diária do escritório:

1. Estruture sua comunicação

Hoje, há uma infinidade de canais de comunicação, portanto, as conversas podem se tornar rapidamente incertas. De acordo com o último estudo da OTRS entre 500 funcionários, mais de um terço gastam uma hora por dia na classificação de seus e-mails. É aqui que a comunicação estruturada digitalmente, por meio de um sistema de tickets ajuda.

Ele atribui perguntas diretamente ao especialista ou departamento responsável, para que exatamente os contatos certos se comuniquem entre si. Notificações e lembretes automáticos garantem uma resposta rápida. O solicitante pode visualizar o status a qualquer momento.

2. Automatize os fluxos de trabalho

Fluxos de trabalho recorrentes, como solicitações de férias, reservas de hospedagem ou solicitações de materiais, nem sempre precisam ser executados manualmente. Fazer isso custa tempo e aumenta o estresse. Em vez disso, os sistemas de ticket, podem automatizar os processos diários. Os processos também podem ser constantemente adaptados e novos modelos de processos podem ser criados a qualquer momento.

3. Estabeleça o autoatendimento para aumentar a eficiência

Os funcionários geralmente usam o telefone para falar com o helpdesk de TI pelo menor problema. Com um FAQ atualizado e um banco de dados de conhecimento como parte de sua solução de ITSM, os funcionários podem ajudar a si mesmos, proporcionando alívio para a equipe de serviço. As pesquisas também podem ajudar a identificar as necessidades e os problemas dos funcionários, a fim de melhorar as opções de autoatendimento.

4. Otimize o gerenciamento de recursos

Em um cenário de trabalho comum, um profissional de um departamento não sabe o que o outro está fazendo. Isso muitas vezes duplica as tarefas e resulta em uma perda de eficiência. O gerenciamento de recursos digitais, por outro lado, permite que todos tenham uma visão geral das atribuições de seus colegas. Calendários compartilhados para equipes podem ser criados para que a melhor transparência possível possa ser alcançada - mesmo entre os departamentos.

5. Avalie um salto para a nuvem

Muitas empresas têm pensado em migrar o software local para a nuvem já por um longo tempo, mas ainda têm preocupações de segurança ou exigências de conformidade que o proíbem. Se esses problemas não estiverem atrapalhando, agora pode ser a hora de dar esse salto. Fazer isso significa que o esforço necessário para operar e manter o software é eliminado, deixando mais espaço para as tarefas principais. Segundo a Bitkom, duas das três empresas já usam a computação em nuvem.