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Microsoft Teams: principais recursos, projeções e como se compara ao Slack

Saiba mais detalhes sobre o software de colaboração da empresa de Redmond

Matthew Finnegan | Computerworld EUA

31/01/2019 às 10h39

Foto: Shutterstock

A entrada da Microsoft em software de colaboração trouxe um novo panorama para este mercado. A empresa de Redmond lançou no ano passado o Teams como sua própria visão deste crescente mercado, liderado por Slack e também disputado por gigantes como Google, Facebook e Cisco.

Como acontece com todas suas ferramentas de bate-papo, o principal objetivo da Microsoft é conectar funcionários e aprimorar a colaboração, fornecendo uma alternativa para - ou até mesmo substituindo - comunicações por e-mail.

Embora a Microsoft esteja efetivamente disputando espaço com o Slack, ela rapidamente posicionou o Teams como o hub central de comunicações e colaboração dentro do Office 365 - conforme evidenciado pela decisão de substituir o Skype for Business pelo Teams.

Na verdade, a empresa pode já ter alcançado seu rival: um relatório de pesquisa da Spiceworks indicou que o Teams já é mais usado do que o Slack e está pronto para um crescimento mais rápido nos próximos dois anos.

A presença de longa data da Microsoft no local de trabalho, com o pacote Office (e, é claro, o Windows), fornece uma base sólida para crescer em colaboração - e o mercado em geral está em franca expansão.

"Claramente, a Microsoft está colocando algum peso atrás do Teams em termos de desenvolvimento de produto e marketing de produto", comenta Richard Edwards, analista de pesquisa e diretor de pesquisa da Freeform Dynamics. "Certamente já passou de uma espécie de projeto experimental tático há alguns anos para se tornar estratégico para a Microsoft."

Como usar o Teams

Em seu nível mais básico, o Teams é uma ferramenta de mensagens que permite a comunicação de texto entre os usuários, estejam eles no mesmo escritório ou trabalhando remotamente.

Ele suporta salas de chat em grupo com conversas segmentadas, bem como mensagens privadas entre indivíduos. Quando necessário, os usuários podem pular de mensagens instantâneas para uma chamada de vídeo ao pressionar um botão.

"É um método de conversa simples que a maioria das pessoas será capaz de entender", disse o diretor de pesquisa do Gartner, Larry Cannell.

No entanto, ele observa que o Teams é mais do que uma ferramenta de comunicação: ele também combina fortes recursos de colaboração de conteúdo, graças à integração com o portfólio de software da Microsoft. Os documentos do OneDrive podem ser acessados e editados sem sair do aplicativo, por exemplo.

"Esse é um dos pontos fortes que tem sobre o Slack", disse Cannell. “Não se trata apenas de chat em grupo, mas também de compartilhamento de arquivos em grupo e colaboração de conteúdo.”

A Microsoft lançou o seu diretório de aplicativos em janeiro de 2018 e o Teams se integra a vários bots e aplicativos de terceiros, incluindo ferramentas de gerenciamento de projetos como Trello, Smartsheet e Wrike.

O teams é mais um dos vários aplicativos de colaboração no portfólio da Microsoft, assim como o Yammer, o Outlook e o SharePoint, todos oferecendo algumas funcionalidades sobrepostas.

Preços

O Teams está disponível para titulares de contas do Office 365 em diferentes tipos de planos. Há a possibilidade de download gratuito para visualização. O mais barato par utilizar é o plano Business Essentials, que custa R@ 21,79 por usuário por mês. Já o Business Premium custa R$ 54,20. Saiba os recursos de cada plano.

Microsoft Teams vs. Slack (e outros)

À primeira vista, o principal rival do Teams é o Slack. Não surpreendentemente, o aplicativo da Microsoft foi desenvolvido em resposta a isso, disse Edwards. A Microsoft teria considerado adquirir o Slack em 2016, antes de o fundador Bill Gates e o CEO Satya Nadella vetarem planos em favor da Microsoft construir seu próprio aplicativo.

Em setembro de 2018, cerca de 329.000 organizações estavam usando o Teams - um aumento dos 200.000 apenas seis meses antes - embora a Microsoft não divulgue números mensais de usuários.

Atualmente, há 54 empresas com mais de 10.000 usuários ativos mensais na plataforma, entre elas a BP, a Honeywell e a Hitachi. A gigante de consultoria Accenture é a primeira implantação do Teams a passar a marca de 100.000 usuários.

Em comparação, o Slack tem três milhões de usuários pagos e 70.000 equipes pagas, com uma base total de usuários de oito milhões, graças ao seu nível gratuito.

Comparações entre aplicativos de colaboração concorrentes podem ser problemáticas, porque elas lidam com tarefas semelhantes de maneiras diferentes. Mas cada ferramenta oferece alguns pontos fortes importantes. No Teams, é a disponibilidade em determinadas assinaturas do Office 365 sem taxa extra. Isso cria um argumento convincente para usuários existentes do Office 365 - dos quais existem 155 milhões - usando Teams, em vez de gastar dinheiro com uma ferramenta separada.

Conforme as ferramentas de colaboração em grupo ganham adoção mais ampla, a Microsoft também pode alavancar suas raízes corporativas para incentivar lançamentos do Teams em larga escala. “O Teams chegou tarde para a área do software de colaboração baseado em bate-papo, mas têm a vantagem dos anos de experiência da Microsoft na adaptação de software para o ambiente corporativo", disse Hunter Willis, arquiteto de soluções da AvePoint.

No entanto, o Slack tem vantagens que melhor se adequam a algumas organizações e usuários. O Slack ganhou força com os primeiros adeptos das ferramentas de colaboração, particularmente entre os desenvolvedores. Combinar essa adoção “viral” é um desafio para a Microsoft.

Além disso, a abertura e capacidade de integração do Slack com uma ampla variedade de aplicativos é uma grande vantagem. “O Slack tem integrações mais prontas para uso com sistemas externos”, disse Cannell. “Por exemplo, o Slack tem integração com o Salesforce.”

É claro que o Slack está longe de ser a única ferramenta de bate-papo disponível. Existem muitos outros aplicativos que oferecem recursos semelhantes ao Teams em vários níveis. Por exemplo, o Hangouts Chat e o Hangouts Meet, do Google, também oferecem uma abordagem baseada em "suíte" e estão disponíveis junto com as ferramentas de produtividade do G Suite do Google, como o Gmail, o Docs e o Sheets.

Já o Webex, da Cisco - anteriormente Spark, - espelha o aplicativo da Microsoft, com foco semelhante em comunicações unificadas e bate-papo em grupo.

Desafios de implantação do Teams

Apesar do forte interesse do fornecedor em oferecer colaboração em equipe, o teams continua sendo uma tecnologia relativamente nova para muitos usuários de TI de negócios. Assim como na implantação de qualquer ferramenta de bate-papo em equipe, há desafios na implantação.

"Há um pouco de curva de aprendizado, é importante reconhecer isso", disse Edwards.

Embora alguns funcionários estejam ansiosos para experimentar novas ferramentas, como o Microsoft Teams, muitos se contentam mais em se ater a aplicativos familiares e podem precisar de mais incentivo para adotar uma nova maneira de trabalhar.

“Se você estiver usando o Outlook como o centro do seu mundo durante a maior parte de 10, 15 ou 20 anos, então mudar para qualquer outra coisa sempre apresentará um desafio, a menos que você possa ver inequivocamente que é um ambiente melhor para realizar o trabalho”, exemplifica Edwards.

Willis disse que, embora os aplicativos de mensagens possam ser simples de usar, o treinamento geralmente é necessário para obter o máximo de uma ferramenta como o Teams. “Desenvolver estratégias e processos de governança e segurança, e depois colocar o peso da organização no treinamento adequado, são passos que muitas organizações ignoram”, disse Willis.

Microsoft Teams substitui o Skype for Business

Um dos desenvolvimentos mais significativos em torno do Teams foi a decisão da Microsoft de substituir o Skype for Business. A ideia é criar um "hub único para trabalho em equipe", com o Skype for Business sendo desativado.

“Passamos rapidamente o Teams como o espaço de trabalho baseado em bate-papo para o centro de trabalho em equipe”, disse Lori Wright, gerente geral da Microsoft Teams. “E o que vimos foi que a colaboração e as comunicações estão inextricavelmente ligadas: você não pode ter colaboração real se você não tem a capacidade de se comunicar, ter comunicações unificadas, fazer uma ligação, ter uma reunião de voz ou vídeo. Todas essas coisas são fundamentais para a experiência de colaboração.”

Cannell, do Gartner, explica que a transição do Skype for Business para o Teams deve ser relativamente suave. “Para a maioria das empresas que usa o Skype for Business apenas para mensagens instantâneas e para suas reuniões on-line, o Teams será uma boa opção."

Mas os clientes que foram "all-in" com o Skype for Business e substituíram os telefones de mesa pelos recursos de voz do aplicativo podem enfrentar mais obstáculos. “Esses são os casos que terão um pouco mais de dificuldade. Mas se for para mensagens instantâneas mais básicas, reuniões online, audioconferência, videoconferência, compartilhamento de telas e assim por diante, o Teams faz um bom trabalho com isso”, disse Cannell.

Willis, da Avepoint, argumentou que o Teams "já são mais poderosas do que o Skype for Business".

Ele sugere que, uma vez que as equipes de TI tenham testado o Teams adequadamente, estratégias e planos de treinamento devem ser implementados para ajudar na migração. Estratégias de gerenciamento de mudanças são necessárias, como “criar grupos piloto, encontrar entusiastas e usuários avançados para evangelizar a transição e configurar recursos de treinamento de autoatendimento. [Esses] são ótimos lugares para começar com esse processo.”

Como com qualquer outra implementação, quanto mais cedo as organizações se prepararem e quanto mais planejarem, mais suave será a transição.

Roadmap do Microsoft Teams

A Microsoft lançou uma ampla gama de novos recursos para o Teams em 2018 e destacou várias outras melhorias nas últimas semanas.

Entre as atualizações anunciadas durante 2018 estão:

- Gravação em nuvem e transcrições de áudio.
- Interações da Cortana para dispositivos habilitados para Teams, como os telefones de alto-falantes da sala de conferência.
- Tradução em linha de mensagens no chat.
- Desfoque de fundo para pessoas em videochamadas.
- Capacidades de chamada empresarial

A Microsoft já anunciou dois conjuntos de atualizações para o Teams nas primeiras semanas de 2019. A primeira rodada incluiu novos recursos de programação de equipe e funcionalidade móvel para os funcionários da linha de frente, como aqueles que trabalham no varejo ou na área de saúde.

E logo após essas atualizações serem reveladas, a Microsoft ofereceu ajustes para o Teams for Education, incluindo integrações com sistemas de informação estudantil e a capacidade dos professores de marcar o trabalho de um dispositivo móvel.