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Videoconferências são aposta na era da colaboração inteligente

Funcionalidade de um quadro digital interativo traz vida às reuniões remotas

Marcelo Szabo*

13/12/2018 às 8h01

videoconferência
Foto: Shutterstock

O aumento da produtividade é uma preocupação crescente entre empresas do mundo todo. Por isso, as organizações estão buscando novas formas de otimizar os processos e a colaboração do capital humano. As reuniões são, por exemplo, há tempos elemento-chave para a integração, o alinhamento e a otimização dos fluxos de trabalho. Mas, se mal planejadas levam à perda de um tempo essencial para o bom desempenho das equipes. Felizmente, a tecnologia digital é capaz de reinventar nossa forma de trabalhar e o escritório moderno: colaborar a partir de vários locais está mais fácil do que nunca. Tecnologias, como os quadros interativos, estão oferecendo uma oportunidade de trabalho inteligente e colaborativo nos ambientes profissionais.

As conversas face to face foram, durante muito tempo, o formato preferido para reuniões. Além de não se adequarem à realidade do ambiente de trabalho moderno, podem não atender a uma demanda atual. Uma pesquisa da Ricoh identificou que 77% dos Baby Boomers preferem reuniões presenciais, mas se comparado à Geração Z isso muda: 58% afirmam tal preferência. Por isso, as reuniões com telas e quadros interativos são a evolução natural das reuniões presenciais.

Nesse novo cenário, a capacidade de criar, editar, finalizar e compartilhar documentos de forma segura enquanto o computador é visualizado e os participantes conversam entre si nos levou à era das “reuniões face to face 2.0”. Atuar em projetos dessa maneira, sem dúvida, promoverá um grande avanço para as metas de produtividade das equipes.

A nova era da colaboração empresarial

Desenvolver ideias e compartilhar conhecimento é crucial para o crescimento das empresas. As chamadas telefônicas, e-mails e ferramentas de chat podem unir mentes de diversos lugares. No entanto, todos esses métodos têm suas dificuldades. Todos sabemos como uma conferência telefônica com muitos participantes pode ser ineficiente. Mas, à medida que as empresas crescem, a comunicação em grupo torna-se essencial.

Da mesma forma, esses métodos não proporcionam o verdadeiro impacto da troca de conhecimento face to face. As novas tecnologias preenchem esse vazio. Nesse aspecto, há no mercado soluções e tecnologia dentro do conceito de "Wokplace Collaboration", com gestão unificada que abrange desde a infraestrutura para a integração de hardware e software até a reformulação do espaço e o acompanhamento das pessoas para a adoção de novos hábitos digitais.

A comunicação visual integrada é essencial para permitir a interação à distância. Quando você está na tela, é mais fácil participar e seguir indicações visuais de forma que todos vejam.

Como funcionam essas ferramentas?

A funcionalidade de um quadro digital interativo traz vida às reuniões remotas. As telas interativas permitem que o apresentador compartilhe, debata e faça anotações em vários documentos em tempo real. Os participantes podem até mesmo receber os arquivos atualizados antes do término da reunião, já que o apresentador pode enviar um e-mail diretamente, a partir do quadro interativo. Dessa forma, o capital humano melhora suas habilidades de participar e liderar sessões futuras ainda mais atraentes.

Empresas sólidas baseiam-se nas relações. Assim, os líderes empresariais devem adotar estilos de trabalho modernos, mas preservar o trabalho em equipe e o espírito de colaboração. Essa não é uma tarefa fácil, já que a interação face to face é essencial, mas é preciso agregar a tecnologia disponível para colaboração no nível exigido nesta era digital. Felizmente isso é possível.

*Marcelo Szabo é Gerente de Produtos para Comunicação Visual e Tecnologias Emergentes da Ricoh América Latina