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Cinco motivos para gerenciar relatórios de despesas na nuvem e aposentar o Excel

Automatização, acompanhamento em tempo real, segurança. Veja algumas vantagens de migrar o processo para cloud

Sebastiaan Vanhecke*

04/05/2015 às 12h13

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O processo de reembolso de despesas costuma ser bastante burocrático e, para piorar, muitas empresas ainda preenchem e controlam os gastos manualmente, utilizando planilhas e mais planilhas, um modelo defasado e sujeito a erros. Para essa tarefa, já existe atualmente alternativa, que é o gerenciamento em nuvem, mais prático e seguro.

Veja cinco motivos para adotá-lo e aposentar o Excel de vez:

Sem intervenção manual – Com o relatório na nuvem, a principal vantagem é digitalizar o recibo com a câmera do smartphone, tablet ou scanner. Os dados são lançados e atualizados automaticamente no sistema, sem necessidade de digitar qualquer campo.

Gastos em tempo real – Lançar as despesas exige muito tempo para organizar todos os recibos, digitar e aprovar as despesas. O software em nuvem atualiza gastos assim que o lançamento é realizado, e o responsável pela aprovação pode revisá-lo e aprová-lo diretamente, otimizando tempo e processos.

Trabalho remoto – Tanto o colaborador em campo quanto o responsável pela aprovação podem acessar o sistema a qualquer momento, de qualquer lugar. A despesa pode ser enviada no ato, e o gestor aprova da matriz, da filial ou no home office.

Segurança de dados – Programas baseados em nuvem oferecem diversas atualizações e aperfeiçoamentos sem necessidade de qualquer esforço do gestor, tanto do ponto de vista técnico, quanto financeiro. Os dados são salvos de forma segura e acessíveis por muitos anos, com backups realizados periodicamente e com facilidade para serem restaurados.

Economia – Pode chegar a até 62% em relação à conferência manual. A plataforma permite estipular regras de despesas, como uma quantia limite, ou o veto a gastos no final de semana, além de cálculo de gasto com combustível com base no Google Maps. De acordo com pesquisa internacional realizada pela Paystream Advisors em 2014, uma empresa que adere à automatização completa do relatório de despesas, com software em nuvem e leitor por smartphones passa a gastar menos que a metade.

*Sebastiaan Vanhecke é country manager da Xpenditure Brasil.

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