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Por que projetos de BI falham? Veja dez erros que devem ser evitados

Muitos dos promissores projetos de Business Intelligence falham na metade do caminho. Não raramente, o desempenho dos sistemas não consegue acompanhar a demanda dos usuários finais

Manuel del Pino

10/03/2014 às 8h02

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Muitos dos projetos de Business Intelligence terminam em fracasso.  Na maioria dos casos, dois fatores são apontados como os grande vilões. Um deles é a necessidade das
empresas filtrarem um volume maior de informações de acordo com quesitos
bastante específicos (relevantes para o negócio) o que faz aumentar a
complexidade da pesquisa no sistema de BI. Ainda é necessário adequar o desenvolvimento
de hardware e de software, que anda em passos mais lentos que essa demanda.

Além disso, vivemos em uma época na qual  - acostumados a fazer pesquisas no Google,
por exemplo – os usuários desejam obter respostas rápidas. Tal velocidade, imprime
nos sistemas internos a pressão de responder na hora, pois poucos usuários
ainda toleram sistemas lentos. O retardo nas repostas leva a um só comportamento por parte do usuário final: o abandono da plataforma de
informações. Prejuízo certo para a corporação que desembolsou uma quantia
razoável pela solução.

O resultado do desastre é uma opulência de tabelas
do Excel transitando pela corporação em silos desorganizados.

Baseando-se nos anos de experiência e em diversos debates com
profissionais de TI e de unidades de negócio de centenas de empresas, a
Information Builders identificou 10 razões mais frequentes do
fracasso das implementações de BI.

1. Requisitos pouco claros
Depois que as unidades de negócio e o departamento de TI concordam
que a sua empresa necessita de um sistema de reporting e de análise dos
dados de negócio, o próximo grande passo é definir os indicadores-chave
do desempenho (KPIs) para uma gestão empresarial eficaz. Contudo, em vez
da definição destes indicadores, muitas empresas usam as aplicações de
BI meramente para confirmar o que faziam anteriormente no Excel e,
depois, questionam-se porque os seus relatórios são apenas um pouco
melhor do que os anteriores.

2. Dados incorretos ou incompletos
Por mais persuasivo que o design da aplicação de BI possa ser, as
pesquisas iniciais sobre a informação requerida em vastas fontes de
dados durante um teste podem revelar que os dados estão desatualizados,
têm erros ou (ainda) estão inacessíveis. Dados com pouca qualidade são
uma causa frequente de grandes problemas nos projetos de BI. As lacunas,
por vezes, também se revelam na utilização diária, quando se trabalha
com dados que mudam frequentemente.

3. Usuários finais envolvidos tardiamente
Quando se implementa um projeto de BI, é essencial que se inclua
colaboradores das unidades de negócio que irão trabalhar com a aplicação
final já nas fases iniciais do projeto. Se a aplicação não está em
sintonia com os seus inputs, o projeto provavelmente encontrará 
considerável resistência. Se, no mínimo, poucos utilizadores tiverem a
oportunidade de trabalhar com o primeiro produto acabado, então o
próximo trabalho de projeto poderá incluir as suas experiências.

4. Resultados apresentáveis apenas após dois anos
Muitas vezes, as empresas tentam abordar todos os requisitos
concebíveis de BI em um projeto a longo prazo. Enquanto uma abordagem
estratégica é sempre correta, os problemas podem surgir se a equipe do
projeto insistir em, inicialmente, manter o seu trabalho “em segredo”.
Quando a equipe apresenta os seus primeiros resultados após dois anos, é
altamente provável que estes se desviem significativamente das suas
expectativas iniciais. É muito mais promissor se levarem dois ou três
meses para apresentar módulos acabados que possam provar a sua adequação
às operações diárias.

5. Falta de gestão da mudança
Mudanças e ajustes às especificações e objectivos originais existirão
em qualquer projeto de BI. Contudo, em muitos casos, inexistem uma
equipe de gestão formal das mudanças que definam como os novos
requisitos serão incorporados ao projeto existente e um responsável pela
sua aprovação. A falta de uma gestão de mudanças resulta rapidamente em
custos adicionais e em atrasos na conclusão do projeto.

6. Cumprimento e segurança negligenciados
O número de disposições e regulamentações legais têm aumentado
continuamente nos últimos anos, e as disposições de privacidade
tornaram-se mais rigorosas. As equipes de projeto raramente têm em conta
as normas, as regras e os conceitos de segurança, desde o início, ao
fazerem disposições para integrar futuras mudanças o mais facilmente
possível. Por exemplo, deverá ser necessário dar acesso aos usuários às
aplicações e aos dados no futuro.

7. Documentação pobre sobre o ambiente da aplicação
Não é raro que os projetos mais abrangentes de BI revelem que a
documentação existente sobre a aplicação está incorreta ou
desatualizada. Este é o maior obstáculo da coordenação do sistema e da
integração de todos os sistemas afetados. Um simples exemplo disto é o
campo de nomes que varia de uma aplicação para outra, precisando ser
consolidado através de uma tabela de correspondência. Como resultado,
temos custos adicionais e, normalmente, um atraso significativo do
projeto.

8. Recursos de hardware cotados de forma incorreta
Podemos distinguir dois tipos diferentes de erros aqui. Em um
primeiro caso, as empresas são demasiado generosas na determinação das
suas necessidades de hardware, o que deixa os recursos inativos e leva a
custos contínuos consideráveis (e desnecessários). Em um segundo caso,
os requisitos de hardware são subestimados, resultando em um desempenho
pobre e usuários finais insatisfeitos.

9. Funcionários centrados no Excel
Durante anos, muitas unidades de negócio de empresas de todas as
dimensões apoiaram-se exclusivamente no Excel para criar e analisar
relatórios. “Mas sempre foi assim que fizemos” é a resposta mais comum
dos funcionários que ainda não estão preparados para perder os velhos
hábitos. No que diz respeito a isto, muitos subestimam a prática que
será necessária para tornar a aplicação um sucesso, nas operações
diárias.

10. Um orçamento inadequado
O custo de um projeto de BI, que irá proporcionar transparência aos
processos de negócio e fornecer dados para uma gestão eficaz, não pode
ser coberto por fundo. Um sentido equivocado de economia leva, muitas
vezes, a que as empresas decidam implementar capacidades-chave, como a
integração de fontes adicionais de dados, o fornecimento de capacidades
“core” de BI aos dispositivos móveis ou levar em conta os utilizadores
móveis e os seus dispositivos.

Aqueles que aprendem a partir dos erros dos outros são os que o
melhor planejam suas aplicações de BI. Se os problemas são identificados
a tempo, as hipóteses de se ser bem sucedido nos projetos de BI são
boas. Esta é uma importante condição para assegurar que os negócios
atinjam as suas metas operacionais com as aplicações de BI.

(*) Manuel del Pino é diretor de Pré-venda da Information Builders Ibéria