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Cloud e mobilidade puxam crescimento de ECM

Muitas empresas estão indo além das formas mais básica de utilização da gestão documental, segundo o Gartner

Computerworld

11/10/2013 às 17h40

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O mercado mundial de ECM cresceu 7,2% em
2012, atingindo 4,7 mil milhões de dólares, segundo o Gartner, para a qual esse tipo de solução continua a demonstrar o seu valor. Um
estudo da consultoria revela que “muitas empresas” estão indo além das formas mais básica de utilização dessas plataformas.

Elas procuram lidar com requisitos mais profundos de negócio, que necessitam de forte
eficiência de processos. Além disso,
há mais fornecedores de ECM oferecendo
ambientes baseados em cloud computing
para corresponder à procura e às necessidades de clientes em mercados emergentes.
A consultora levanta também a hipótese de
que estas iniciativas sejam uma forma de
evitar o uso de serviços mais populares de compartilhamento de arquivos. A aposta em cloud
computing poderá tornar-se uma característica comum em sistemas ECM nos próximos anos, prevê o Gartner.

“Como o uso de ECM começa a aumentar em
dispositivos móveis, esperamos ver uma reforma geracional com a ECM afastando-se
das suas raízes em ambientes de rede de
back-office”, diz o estudo. A plataforma típica de ECM engloba vários componentes.
O conjunto inclui suporte à gestão documental, aplicações de captação e processamento de imagens, gestão de processos e
workflow, e gestão de registros, de conteúdos para redes sociais e para Internet, por exemplo.

Segundo o Gartner,  as empresas estão usando as plataformas de ECM para:

• Melhorar a eficácia: uma melhor qualidade dos dados pode levar a melhores decisões, conforme as organizações poupam tempo e energias. “Os repositórios de conhecimento com base em ECM podem ajudar as empresas a criarem uma diferenciação
competitiva, inovarem e oferecerem melhores serviços ao cliente”, diz a consultoria.

• Reduzir o custo operacional: a gestão
eletrônica e disponibilização de informações do cliente usando faturas eletrôcas e abordagens com múltiplos canais
para lidar com clientes e potenciais clientes exige a otimização do canal de Internet e das ferramentas usadas, lembra a Gartner. Mas
“os custos podem ser reduzidos através da
consolidação de diversos repositórios de
conteúdo” e o abandono de antigas ferramentas
de gestão de conteúdo.

• Otimizar processos de negócios: “o ECM
começou com digitalização e a gestão de documentos em
alto volume, que fluem através de processos
repetitivos”, diz a consultoria. Estes tipos
de ambientes transacionais são fundamentais para obter eficiências em departamentos com processos de missão crítica.

• Atingir a conformidade regulatória e capacidades de “e-discovery”: as empresas estão olhando para as plataformas de
ECM, de acordo com o Gartner, para fornecer uma abordagem de ciclo de vida
completo à informação - da criação à destruição ou arquivo. “As ferramentas de
ECM fornecem este grau de apoio para
muitas empresas, começando com a integração com o Microsoft Office Suite para
gestão de conteúdo novo e produção de
forma colaborativa, à utilização de metadados pré-definidos para automatizar a
eventual categorização de registros. As empresas usam essas ferramentas para demonstrar “os melhores esforços em
organizar e gerir as suas informações de
forma proativa e corresponder às necessidades legais”.

• Atrair e reter clientes: em abordagens baseadas em tecnologia de gestão de conteúdos para Internet, as empresas
usam a rede para uma série de interações baseadas em informações dinâmicas,
diz o Gartner. Essas ferramentas podem ser
usadas para gerir canais interativos com
finalidade de prospeção e comunicação
com clientes. A publicação e o impulsionamento de conteúdo socialmente mediado
nas redes sociais é apenas um uso mais recente dessas tecnologias.

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