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ERP: passo a passo para uma implementação bem sucedida

admin

23/11/2010 às 8h26

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Até mesmo os gestores já bem treinados em implementações de ERP
podem se deparar com problemas sérios e inesperados. Um caso famoso é o da HP, nos EUA. A empresa, que mantinha uma unidade de consultoria para
SAP, teve uma falha de implementação do ERP da mesma fabricante que
custou uma queda de 400 milhões de dólares no faturamento de um terceiro
trimestre. De acordo com um registros do site inglês Register.co.uk, a
falha obrigou funcionários da HP a etiquetarem manualmente remessas de
equipamentos em quantidades absurdas. Além disso, executivos de alto
escalão foram forçados a dedicar tempo para aprovar ordens de urgência
de 50 dólares. Sem sistema operante, essa era a única forma.

Como muitos analistas apontam, não importa quão bom você seja,
projetos de ERP são difíceis e ponto. O alinhamento das necessidades do
cliente, do fornecedor de software e do integrador que faz a
implementação da ferramenta é uma tríade complexa, cuja natureza
dinâmica requer que todos os envolvidos, principalmente os clientes,
monitore com muito cuidado e respondam de imediato a qualquer problema
que ocorra.

Analistas e
consultores possuem consenso sobre alguns pontos fundamentais para não
ter problemas.

- Defina completamente o projeto – Entenda o que a área de
negócios precisa fazer antes, durante e depois dos projetos. Dentre as
atividades que precedem um projeto estão migrações para novos sistemas,
documentação de processos de negócios e limpeza de dados.
As falhas
em fornecer dados limpos podem ser custosas. Em 2008, as ruas de Los
Angeles foram tomadas por protestos na falha em um projeto de folhas de
pagamentos que levaram a problemas nos salários de alguns professores.
Alguns receberam mais, outros menos e alguns simplesmente não foram
pagos. Foi apurado, posteriormente, que um banco de dados sujo e
bagunçado tornou impossível coletar exatamente as informações sobre
salários após uma migração. Segundo analistas, isso não aconteceria se
os responsáveis tivessem respondido a todas as questões essenciais antes
do início do projeto.

- Escolha o fornecedor com cuidado – Bergen recomenda que as
companhias que não possuam experiência com esses projetos
contratem consultores sem qualquer vínculo com fornecedores ou
potenciais integradores. Esse tipo de profissional vai observar a
empresa e aconselhar as melhores soluções, além de facilitar o diálogo
entre cliente, integradores e fornecedores.

- Escolha o integrador com mais cuidado ainda – Normalmente, o
integrador é quem traz o fornecedor, então o conselho anterior é ainda
mais crítico na escolha do integrador. Entreviste a equipe sênior,
analise currículos dos participantes no processo e tenha a certeza que
está lidando com profissionais experientes no seu segmento.

- Forme uma equipe consistente para supervisionar o projeto
Hatch afirma que essa equipe deve incluir o CEO, o CIO, os líderes das
linhas de negócios afetadas, o líder de gestão de projetos (que pode ser
um conselheiro externo), e qualquer stakeholder diretamente envolvido.
Segundo Ross Wainwright, vice-presidente de serviços profissionais da
SAP América do Norte, a integração de executivos de negócios na equipe é
crucial para o sucesso. “A implementação de um ERP é um processo de
negócios, não de TI”, assinala.

As principais práticas sugeridas pela SAP na condução de projetos tem
foco na equipe. A chave é ter autoridade em duas áreas importantes:
rejeição (ou aprovação) de requisitos para definição de escopo e
contatos constantes com integrador para esclarecer e resolver atrasos,
problemas na condução do projetos e problemas de orçamento. Sem essas
autoridades, a falha é eminente.

- Gerencie o projeto ativamente – Projetos ERP são quase
sempre longos. Nesse contexto, não é raro que o gestor tenha lapsos de
atenção sobre eles. No entanto, o sucesso reside nos detalhes, razão
pela qual os membros das equipes devem dar constantes atualizações sobre
os progressos e os problemas do projeto. Se um problema sério surge, os
membros da equipe de supervisão devem intervir e tomar decisões. A
equipe inteira deve se encontrar ao menos uma vez, segundo Hatch. Para
Wainright, todas as linhas do projeto devem estar claras e bem
compreendidas, pois isso facilita a celeridade nas correções.

- Entenda o impacto sobre os negócios – Os projetos ERP
geralmente têm profundos impactos em muitas das atividades internas da
companhia. É por isso que o efeito de grandes projetos devem ser
entendidos e planejados desde o começo, de acordo com a líder da
consultoria de desenvolvimento organizacional Stylus Group, Pam Daniels.
“Gestão de mudanças é uma prática fundamental que deve acompanhar a
implementação do ERP desde o início até o final. Uma falha na gestão de
mudanças pode fazer com que os usuários resistam ao novo software ou o
utilizem minimamente. Dessa forma, os benefícios do projeto são
reduzidos, mesmo que haja um sucesso técnico”, analisa.

- Cuide bem da metodologia de treinamento - Uma das formas
mais fáceis de levar o projeto ao fracasso ou diminuir o retorno sobre o
investimento é oferecer treino insuficiente para os usuários do novo
software. No modelo mais comum de treinamento, o integrador escreve uma
documentação das várias partes personalizadas do pacote e então instruir
uma equipe de treinamento, que vai repassar o conhecimento para os
usuários. Mas, de acordo com a especialista em treinamento de SAP,
Jennifer Jackson, esse modelo tende ao fracasso se a equipe de
treinamento do cliente não for boa.

Jennifer prefere um modelo no qual a equipe de treinamento participe
ativamente de sessões de briefing com os integradores, com tempo para
que os instrutores possam praticar e aperfeiçoar sua experiência de
treinamento. Considerando que a benefício final do ERP acontece com o
uso que o funcionário dá ao software, o conselho é não economizar nessa
área.

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