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Souza Cruz aumenta eficiência com ferramenta de gerenciamento de projetos

Implementação da ferramenta EPM reduz custos e facilita a gestão de projetos da empresa

11 de Abril de 2017 - 18h12

Com objetivo de aumentar a produtividade e elevar a eficiência no gerenciamento de projetos de seus funcionários, além de ampliar a capacidade de participação e decisão de seus executivos, a produtora de cigarros Souza Cruz disse que sua acionista controladora British American Tobacco, decidiu buscar no mercado uma ferramenta para gestão de projetos.

A solução selecionada foi a EPM (Enterprise Project Management), da Microsoft, que permite administrar e cobrir todas as etapas da gestão de projetos e portfólios, durante todo o seu ciclo de vida. Para implantar a ferramenta, a companhia escolheu a Oplen, consultoria especializada em desenvolvimento de software e parceira da Microsoft, que ficou responsável também pelos serviços complementares, como a customização e treinamentos independente do grau de maturidade de empresa.

A implantação intensificou a visibilidade dos trabalhos, a assertividade e o processo de tomada de decisão por parte dos gestores. “Com o avanço rápido da tecnologia, buscávamos uma evolução para nosso ambiente por meio de uma plataforma que fosse capaz de dar visibilidade e gerenciar os projetos e portfólios de maneira plena, que otimizasse o tempo e ampliasse a gestão dos nossos executivos”, afirma Matheus Ferreira, gestor de TI da Souza Cruz. “O EPM customizado pela Oplen foi escolhido por ser uma solução completa, capaz de atender as necessidades de cada área e gerenciar efetivamente as fases dos projetos”, destaca.

Toda implantação foi gerida por uma equipe da Oplen e entregue para cerca de 15 gerentes de projeto da Souza Cruz. Como a empresa lida com aproximadamente 400 planos de desenvolvimento de produtos por ano (geridos de maneiras diferentes — alguns gerentes usavam Excel e outros nenhuma ferramenta para controle), estava mais vulnerável a situações de atrasos, sem deixar visíveis os motivos. Outros fatores decisivos estavam relacionados à alocação e controle de equipes e à visibilidade que a ferramenta proporciona. Esses motivos foram decisivos para a Souza Cruz adotar a solução.

Atualmente, a solução é usada por cinco áreas, packaging, pos-development, services, NPI e compliance, e a próxima que deverá adotar o EPM é planning. “Nós iniciamos a implantação com o desenvolvimento de templates customizados para cada uma das áreas, para padronizar os serviços e facilitar o monitoramento dos gestores. Dessa forma, a ferramenta ajuda no fluxo padrão de trabalho e o gestor pode se focar apenas no seu projeto, otimizando seu tempo”, diz Éderson Frozi, diretor de operações da Oplen. “A customização do template é uma forma de trabalhar com uma tecnologia flexível que pode ser ajustada sempre que necessário”, enfatiza.

“Apesar de toda experiência técnica colocada na customização das soluções, um dos nossos maiores desafios foi a quebra de cultura com a inserção da nova ferramenta e o planejamento para esta adoção. Em nossa avaliação, identificamos a necessidade de estarmos sempre próximos ao cliente. Fizemos um treinamento para os gestores, e em seguida treinamentos customizados para a equipe de cada área, identificando as necessidades de todos os grupos já com seus respectivos templates. Isso deixou a transição mais suave, as equipes compreenderam os detalhes, o que aumentou a produtividade de modo geral”, conclui Frozi.