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Gigante Beauty Services leva operações para a nuvem

Maior distribuidora de perfumaria de luxo do país e franqueadora da marca Havanna usa inovação para superar caos operacional e crescer

23 de Junho de 2017 - 21h09

Responsável pela infraestrutura de tecnologia da maior empresa de distribuição de perfumaria de luxo no país, a Beauty Services superou seu risco de caos operacional para manter o market share das empresas do grupo e ganhar mercado no Brasil. O CSC (Centro de Serviços Compartilhado) da holding, responde pelos recursos de TI do grupo e é responsável por suportar a complexa operação de distribuição de marcas como Calvin Klein, Dolce&Gabbana, Senscience, La Prairie e Ana Hickmann, além da robusta estrutura de varejo como Master franqueadora Havanna — marca argentina de alfajores, cafés e doce de leite — e a recém adquirida Água de Cheiro, ambas redes de lojas de varejo com representatividade em todo o país.

Para sustentar seu crescimento, a Beauty contou com o apoio da Sky.One para migrar o sistema ERP para a nuvem. O movimento deu à empresa o fôlego operacional necessário para o grupo adquirir os direitos da rede de franquias do grupo Água de Cheiro, em novembro do ano passado. Nessa parceria, a Beauty Services transferiu seu sistema de gestão de uma estrutura física tradicional para os servidores em cloud da Amazon Web Services (AWS). Seu modelo antigo já não era capaz de sustentar o crescimento da empresa nem de manter a operação estável.

A computação em nuvem permitiu que os projetos de inovação das soluções de varejo e a integração de 250 lojas da Água de Cheiro no país fossem possíveis, além de dobrar os pontos de vendas da Havanna até o final do ano. A expansão operacional é liderada por uma equipe de funcionários 70% menor em relação ao início de 2016.

Evolução operacional

Quando ainda operava com servidores físicos, a Beauty Services dependia da estabilidade de seu sistema de gestão para assegurar processos cruciais dos negócios. As demandas incluíam rotinas de compras, vendas, emissões de notas e faturas.

Próximo a um dos mais rentáveis feriados comerciais do ano, o sistema de servidores apresentou indícios de ruptura e as operações da empresa foram mais difíceis por dez dias seguidos em 2016, comprometendo as metas de faturamento. “Nada é pior para o varejista que investir em marketing e faltar produto na loja, ninguém dá presente de dia das mães no dia seguinte”, conta a gerente de TI Tatiana Campos. O incidente foi estratégico na decisão de migrar para a solidez da nuvem.

Com a operação de distribuição concentrada em Vitória, no Espírito Santo, a empresa também não conseguia garantir disponibilidade de recursos aos mais de 100 colaboradores do escritório de São Paulo, dificultando ainda a atividade de revendedores e representantes espalhados pelo Brasil. “Se alguém de fora da empresa precisava incluir ou aprovar um pedido entrava em risco de intermitência ou ruptura operacional por falta de recurso, precisávamos priorizar tarefas específicas para não sobrecarregar o sistema”, diz Tatiana.

Ao migrar para a nuvem, poucas semanas depois, a Beauty reduziu pela metade os chamados de falhas. A plataforma da Sky.One deu acesso ao sistema a 160 pessoas, que agora só precisam de acesso à internet para gerenciar suas funções de qualquer lugar, usando inclusive dispositivos como tabletes e smartphones. Além das vantagens operacionais, Tatiana destaca que a migração reestabeleceu a confiança da diretoria e das marcas representadas na capacidade do setor de TI. “Se a empresa decide crescer, hoje posso dizer que tenho tecnologia para acompanhar”, diz a gerente.

De acordo com Tatiana, o sucesso da experiência na nuvem foi tão significativo que a Beauty além do ERP iniciou a migração de outras plataformas da empresa, como portal de vendas, websites das marcas, e-commerce e sistema de pedidos. O próximo grande desafio é o de atualizar o sistema de varejo que também se conecta à nuvem. “Cada cafezinho vendido pela Havanna ou perfume comercializado pela Água de Cheiro, o registro vai para a nuvem”, explica.

Parceria estratégica

A ligação entre Beauty e Sky.One começou por indicação da Amazon. A empresa tornou-se uma das principais parceiras da gigante norte americana no Brasil ao desenvolver uma plataforma única no mercado. O Auto.Sky consegue levar para a nuvem com facilidade e rapidez os softwares de gestão (ERPs) desenvolvidos no passado e que não conseguem se adaptar sozinhos a um ambiente virtual moderno.

A nova plataforma consegue acomodar picos de utilização e reduzir o ritmo quando o número de usuários está baixo — assim, o cliente só paga pelo que efetivamente precisar usar. “É o que nos permite planejar o crescimento sem gastar mais que o necessário”, diz Tatiana. No modelo tradicional, as empresas pagam por espaços em cloud que acabam ficando ociosos em determinados períodos de menor tráfego de dados. A migração do sistema da Beauty Services para a nuvem foi realizada em apenas em um final de semana. “Com a proximidade das festas de final de ano não havia espaço para correr mais risco, tudo correu melhor que o esperado”, diz Tatiana.

Este tipo de migração é um exemplo clássico de que mesmo empresas com diversas ramificações e áreas de atuação conseguem migrar para o ambiente de nuvem e se beneficiarem rapidamente com os resultados. “Não importa o tamanho do desafio, a nuvem AWS é virtualmente infinita”, afirma Caio Klein, sócio da Sky.One.