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Dez regras de ouro para o sucesso dos projetos de BI

É essencial aprender com os erros de outros para que o projeto não falhe

19 de Fevereiro de 2016 - 11h28

No passado, as companhias gastavam muito dinheiro com BI, mas nem sempre conseguiam alcançar os resultados pretendidos. Prova disso, as reclamações dos usuários sobre a falta da qualidade dos dados e a dificuldade de utilização dos sistemas e ferramentas de BI, assim como relatórios incompletos ou dados imprecisos que impactam a tomada de decisões. Estas debilidades são causadas por fraquezas funcionais e organizacionais na implementação de projetos de Business Intelligence.

Particularmente com novos projetos de BI é essencial aprender com os erros do passado para que o novo projeto não falhe. Por isso compilamos dez dicas de ouro para a implementação do BI.

1. Definir os requisitos funcionais

Comece por indicadores de desempenho (KPI – Key Performance Indicators), que são o centro de qualquer aplicação de BI. A equipe do projeto, composta por colaboradores do departamento de TI e de outros departamentos da área de negócio, deve determinar que informação deve ser disponibilizada pelas aplicações de BI, quando devem estar disponíveis e em quais formatos.

2. Definir os grupos de usuários

A equipe do projeto deve definir quem são os usuários da solução de BI. Existem geralmente três grupos: usuários de relatórios gerais; os produtores e analistas que avaliam os dados; e finalmente os gestores que decidem os objetivos

3. Envolver os utilizadores já na fase inicial

Na fase inicial, o departamento de TI deve criar um protótipo simples da solução. Desta forma, é possível fazer revisões desde o início e assegurar que os requisitos essenciais serão incluídos. Na implementação de um projeto de BI, os colaboradores dos departamentos especializados devem sempre ser incluídos desde o início, uma vez que são esses indivíduos que, no futuro, irão trabalhar com as aplicações. Quando se testar o protótipo, esses colaboradores podem determinar se o projeto segue o escopo.

4. Ter o apoio da Gestão

A equipe do projeto deve ter apoio da gestão. Esta é a única forma de garantir que os objetivos corporativos, a curto e longo prazo, foram contemplados. A implementação é monitorada por indicadores de desempenho (KPI) permanentes daqueles resultados operacionais mais importantes.

5. Identificar os Indicadores de Desempenho (KPI) requeridos

São necessários valores operacionais para a gestão dos processos de uma companhia. A equipe de projeto deve defini-los em conjunto com o departamento da área de negócio. No manuseamento e produção de materiais, por exemplo, indicadores de desempenho tais como “custo do material por cada componente” ou “volume de negócio por colaborador” são variáveis fáceis de obter e que tornam mais fácil determinar se os objetivos foram alcançados ou não.

6. Garantir a integração e qualidade dos dados

Integração dos dados é um fator decisivo para o sucesso de um projeto de BI. A equipe deve identificar os sistemas operacionais nos quais a informação requerida está disponível e como os dados devem ser acessados. Se a qualidade dos dados brutos não for suficiente, isso deverá ser melhorado com as ferramentas de software apropriadas, capazes de dar acesso a todas as fontes de dados.

7. Descobrir as ferramentas de BI já disponíveis na empresa

Quando um novo projeto é iniciado, é necessário determinar se as ferramentas existentes devem continuar a ser utilizadas ou se devem ser substituídas completamente. Na maioria dos casos, é preferível garantir consistência na disponibilização da informação dentro da empresa.

8. Escolher o Software de BI correto

Com uma Proof-of-Concept (PoC), a equipe de projeto decide o software mais adequado, baseando-se geralmente em um briefing específico. Este procedimento permite à equipe de projeto garantir com maior grau de certeza se o software se adequa ao seu negócio.

9. Limitar o tempo de execução do projeto

Aqui aplica-se a velha regra: “Tudo o que dura mais que seis meses deixa de ser um projeto e passa a ser um problema.” Quando se implementa um novo projeto de BI, os departamentos especializados devem estar focados e proceder a partir de passos bem definidos. Os subprojetos devem ser desenvolvidos de modo a permitir que módulos executáveis e operacionais estejam disponíveis depois de dois ou três meses.

10. Ter em mente que um projeto de BI é um processo constante

Os requisitos das companhias mudam constantemente e o mesmo se aplica a uma aplicação de BI. Todas as soluções de BI têm de ser continuamente desenvolvidas e otimizadas em uma base permanente. Esta é a única forma de cumprir os requisitos

Lembre-se: o BI é, antes de tudo, uma tarefa de controle, compras, marketing e vendas. Os departamentos de negócio estão familiarizados com os requisitos individuais em termos de gestão da performance funcional e sabem quais parâmetros e dados são necessários para controlar os seus processos de negócio. O departamento de TI deve construir a infraestrutura de BI e assegurar uma operação confiável.