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Como construir uma agenda que garanta tempo livre para inovar?

Líderes que conseguem esse feito conquistam trabalhadores mais felizes, clientes mais satisfeitos e, muitas vezes, incremento na receita

27 de Janeiro de 2016 - 11h19

Se você já usou um Post-it e enviou uma mensagem usando o Gmail, tem se beneficiado de programas de inovação corporativa que dão aos empregados tempo para serem criativos - e, às vezes, inventar produtos populares.

O Google é bem conhecido na comunidade de tecnologia pelo "tempo de 20%", que dá aos funcionários, um dia por semana, para que se dediquem às suas paixões, mas, não é a primeira empresa a fazer isso. Durante décadas, a 3M Corp alocou 15% do tempo de seus funcionários para a inovação, o que levou à criação do agora onipresente Post-it, entre outros produtos.

Dan Pink, autor do best-seller "Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us", diz que números concretos sobre os programas de inovação das empresas são difíceis de encontrar, mas o interesse pela prática está em ascensão. "Sei que cada vez mais organizações estão olhando para as empresas que estão fazendo isso, e que a prática está se tornando mais popular."

Por quê? Porque de outra forma, a inovação não acontece. "O CEO pode dizer que inovar é uma das prioridades", diz Doug Williams, analista da Forrester Research, "mas há sempre algo acontecendo no curto prazo que empurra a inovação para o longo prazo."

Quando a inovação é adiada por muito tempo, as empresas ficam enfraquecidas - basta lembrar do reverso da fortuna da RIM e a difamação da Microsoft na mídia por sua percebida incapacidade de inovar. "Os programas de inovação removem as restrições que acompanham o trabalho tradicional e oferecem um espaço seguro para o fracasso," diz Pink. "Isso permite que as pessoas tentem arriscar mais."

Tempo de folga, prós e contras

Algumas vezes conhecidos como Tempo Off para Inovação ou ITO (na sigla em inglês), programas de criatividade visam debelar a estagnação em múltiplas frentes. Dão aos funcionários a liberdade para explorar e a capacidade de serem criativos, o que pode melhorar o moral e aumentar o desempenho. O resultado final pode ser um produto ou recurso que aumente a produtividade, a receita das empresas, ou ambos.

Eles representam também uma nova forma de ajudar a reter os empregados em um mercado de trabalho cada vez mais competitivo. As velhas técnicas motivacionais têm o seu curso.

"É energizante para os funcionários fazer uma pausa no seu dia a dia e pensar criativamente sobre a resolução de outros problemas ou o uso diferenciado de uma tecnoligia", diz Williams. "Os funcionários reconhecem este tempo como algo valioso."

Infelizmente, para alguns gestores é difícil deixar os funcionários trabalharem meio-dia de uma semana sem esperar resultados concretos. Para os funcionários, pode ser difícil mudar o foco e pegar algo amorfo, diante dos prazos apertados do dia a dia. Mas para aqueles que embarcam em tais programas, o potencial de resultados positivos vale o esforço da adaptação à nova rotina.

Qual é a frequência ideal?

Um dos maiores fatores para determinar o sucesso de um programa de inovação é a sua frequência. Entre aqueles que já adotam a prática há pouca consistência. O tempo livre para inovar varia de alguns dias por ano a um dia trimestral ou um tempo a cada semana.

Uma coisa parece claro: enquanto os "20% de tempo livre" do Google viraram palavra de ordem, para outras empresas pode ser um padrão incapaz de ser oferecido. "Algumas empresas simplesmente não podem se dar ao o luxo de permitir que os empregados tirem 20% de sua semana para trabalhar desta forma", diz Williams, lembrando que para algumas empresas, 10% - essencialmente, uma tarde por semana na jornada de 9h às 17h - é mais razoável.

Robin Beck, vice-presidente de sistemas de informação e computação na Universidade da Pensilvânia [11], promove um dia por ano para que os funcionários se dediquem a melhorar processos de TI, à sua escolha.

"Queremos promover a inovação e criatividade, mas quase sempre a realidade do dia a dia da TI impede isso", explica Beck. A obrigatoriedade de tempo na agenda corporativa impede tornar a inovaçãouma prioridade, diz. O que ele faz é dar a oportunidade aos funcionários de cozinhar ideias em banho-maria.

O Dia de Exploração começa com uma wiki na qual os funcionários de TI compartilham as ideias com o propósito de atrair colaboradores. Equipes e indivíduos trabalham em seu projeto em um dos dois dias (a fim de proporcionar flexibilidade), e no no terceiro dia, apelidado Day Out, apresentam os avanços que tiveram.

A participação não é obrigatória, mas a maioria dos 300 funcionários de Beck participou no ano passado, e as discussões já deram frutos. Uma equipe abordou o problema em curso de acesso dos dispositivos pessoais dos estudantes à rede wireless da universidade. Desenvolveu um novo processo, mais simplificado que economizou tempo tanto para os alunos e os funcionários de TI.

A Atlassian, desenvolvedora de software de colaboração, suporta dois diferentes programas de inovação - o programa de "20% de tempo livre" começou em 2006 e o outro, que ocorre trimestralmente ao longo de 24 horas, chamado Shipit, começou em 2007.

O Shipit começa às 16h de uma quinta-feira e vai até às 16h do dia seguinte. "A ideia é dar aos empregados a oportunidade de se dedicar a algo que ele gostaria de resolver", diz o presidente da empresa, Jay Simons, acrescentando que os funcionários podem trabalhar sozinhos ou em equipes, geralmente não superior a cinco membros.

O projeto pode ser um protótipo de um novo recurso, ou uma correção para um produto existente, mas o que quer que seja, tem que ser capaz de ser concluído em 24 horas. Um requisito fundamental: os resultados do trabalho Shipit devem ser apresentados aos colegas de trabalho durante uma demonstração de cinco minutos.

Apenas cerca de um terço da empresa, ou 170 funcionários - a maioria engenheiros - participa do programa 20%, porque é difícil dedicar um dia por semana para alguma coisa, diz Simons.

Os dois programas existem lado a lado, diz Simons, porque eles servem a propósitos diferentes. O programa Shipit tem sido a fonte de "centenas de pequenas melhorias nos processos de negócios", enquanto o programa 20% tem tido menos resultados em volume, mas com maior impacto.

Como grande impacto? Um deles evoluiu para uma ferramenta de manipulação open source baseada em JavaScript gráfico. E um engenheiro de garantia de qualidade - nem mesmo um desenvolvedor de software - decidiu construir um sistema tracking de bug de uso interno para a empresa, que acompanha projetos de desenvolvimento de software. O protótipo foi construído através do programa 20%. O resultado foi tão impressionante que a Atlassian transformou-o em um produto, o Bonfire, em julho de 2011. A receita total na última contagem: 1 milhão de dólares, e o engenheiro é agora o gerente de produto.

Mas nem todas as inovações se pagam ou são projetadas para isso.

Parâmetros são necessários

Permitir que algo tão amorfo como tempo para inovar pode ser uma maldição para algumas organizações de TI, ou para seus gestores. Cuidado! "A inovação e a criatividade são partes importantes do que qualquer organização de TI faz todos os dias", diz Beck Penn.

Dan Pink val além: "Uma razão para que o desenvolvimento de software e TI funcione bem em programas de inovação é que as tarefas que saem delas pode ser bastante discretas. Há sempre coisas que podem ser melhoradas em produtos de software e componentes que você. pode consertar facilmente. Software é modular, e um monte de codificação se presta ao trabalho, individual ou uma equipe de duas ou três pessoas. Não é como construir um carro, onde você precisa de quantidades enormes de espaço físico ou de equipamentos. "

Mas os programas de ITO necessitam de orientações, Algumas empresas dispõem de ferramentas de comunicação interna, como o Yammer, onde os funcionários podem postar ideias e formar equipes. Chamarthi e sua equipe se reúnem semanalmente para rever as ideias. Se o lado do negócio gosta o suficiente para financiá-lo, tem que diminuir a prioridade de um outro projeto. A mensagem subjacente para a equipe de TI: projetos20% têm que ter algum valor comercial.

Na Atlassian, os funcionários têm de obter o patrocínio de três outros engenheiros e, em seguida, apresentar a proposta a um dos fundadores, para aprovação.

Uma vez que os parâmetros são definidos, os CIOs aconselham paciência quando se trata de implementar tais programas.

Você tem que definir as expectativas partindo do princípio de que esta é uma experiência, e pode mudar ao longo do caminho. Você também tem ter flexibilidade. Muitas vezes, os líderes de tecnologia querem construir uma solução perfeita desde o primeiro dia. mas os resultados de programas como estes não têm que ser perfeito.

Por fim, adverte Beck, se a inovação e a criatividade não são parte da cultura existente, você não mudará isso em um dia. "Tem que acontecer em uma base consistente. Seja paciente. Você está plantando sementes que podem levar algum tempo para germinar."

Como iniciar um programa de tempo livre para inovação?

Pensando em começar um programa de tempo livre para inovação no seu departamento? Aqui estão alguns conselhos de gerentes de TI que têm pavimentado o caminho:

1 - Decida sobre qual a percentagem de tempo que o programa irá cobrir - 20%, 10% ou menos. Não há regras rígidas e rápidas, e você tem que equilibrar a produtividade dos funcionários com a ideia de liberar a inovação.

2 - Crie formas de gerenciamento de qualquer programa que vá consumir meio-dia, um dia, uma semana ou mais, mantendo sempre parte da equipe focada no "trabalho" do dia a dia.

3 - Encoraje a participação voluntária. Nem todos em seu departamento de TI podem querer participar.

4 - Amplie a participação para além de desenvolvedores, envolvendo todo o pessoal de TI e, em alguns casos, pessoas das áreas de negócio.

5 - Aplique um pouco de estrutura e marcos para garantir que os projetos não persistam sem resultados.

6 - Pense em como você vai apoiar a colaboração, quer através de técnicas digitais como wikis para discussões assíncronas ou técnicas físicas, tais como salas de conferências, onde as equipes possam trabalhar.

7 - Certifique-se de acompanhar as ideias - mesmo as descartadas, já que alguém pode querer resolvê-las mais tarde.

8 - Considere configurar um sistema de recompensas. É verdade, você já está pagando pessoas para fazer o seu trabalho, mas quando um dos resultados da inovação gerar ganhos enormes você pode querer pensar em bonificações.

9 - Gerencie suas próprias expectativas e as da gerência sênior. Apoio à inovação pode não apresentar resultados imediatos, e você deve se sentir livre para ajustar o programa com base no feedback dos participantes.