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Aché Laboratórios adota solução fiscal da SAP para otimizar processos

Com o SAP Nota Fiscal Eletrônica, a produtividade no recebimento de mercadorias aumentou 42% e o tempo de emissão de notas caiu 75%

04 de Maio de 2016 - 13h53

Como parte da sua estratégia de crescimento sustentável com uso de tecnologia para otimização de processos, o Aché Laboratórios, empresa brasileira com 50 anos de atuação no mercado farmacêutico nacional, está adotando a solução SAP Nota Fiscal Eletrônica 10.0 (SAP NFE), parte da suíte SAP Governance, Risk and Compliance (GRC), para integrar sua cadeia de suprimentos ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

A aplicação de gestão tributária baseada na tecnologia SAP HANA processa grandes volumes de dados em alta velocidade e permite atender exigências do sistema tributário brasileiro.  

Com a solução, o Aché passa a automatizar os processos de recebimento de NF-e e aperfeiçoar o seu processo de faturamento, reduzindo o volume de lançamentos manuais e permitindo conferência antecipada das informações de fornecedores e automação dos processos de entrada. Os ganhos, segundo a empresa, também se estenderam às rotinas fiscais. 

“Aumentamos em 42% a produtividade durante o recebimento de mercadorias e garantimos alta disponibilidade para consultas e auditorias”, afirma Leandro Roldão, gerente de Sistemas da Informação do Aché. A empresa passa a validar informações em tempo real e elimina a impressão indevida de documentos e a necessidade de espaço para armazenamento físico de papeis. 

Benefícios múltiplos

A área de Suprimentos do Aché recebe as solicitações de compra, entra em contato com os fornecedores e fecha os termos dos contratos de compras de serviços ou produtos. As informações da NF-e (XML) seguem eletronicamente para o SAP NFE, que confere automaticamente e antecipadamente o XML da NF-e com o pedido de compras, disponibilizando os resultados para a área fiscal. “No recebimento da mercadoria física, as áreas de logística e qualidade fazem a verificação e o registro do material recebido e na sequência o SAP NFE cria, automaticamente e de forma integrada, os documentos contábil, fiscal e logístico no SAP”, diz Roldão.

Além de diminuir em 75% o tempo gasto na emissão de notas fiscais, a solução evita paradas de faturamento no sistema da Secretaria da Fazenda (Sefaz), geração dos arquivos XML, PDF e comunicação sistemas de clientes e transportadoras. “Também melhoramos e otimizamos o processo de entradas de mercadoria graças à automação e conferência antecipada da NF-e de forma eletrônica, envio do aceite ou rejeição eletrônica aos fornecedores B2B e criação automática dos documentos no SAP ERP ”, explica.

“Hoje, temos validação de assinatura digital e autorização de 100% das notas fiscais eletrônicas recebidas junto à Sefaz, com diminuição do risco e gastos com autuações fiscais”. Para o Aché, a implementação do SAP NFE significou ainda a redução de custos em diferentes frentes. “Tivemos uma significativa diminuição nos custos de mão-de-obra empregada em conferência e maior sinergia na cadeia de compras, vendas e distribuição”, avalia.

O tempo de transporte foi reduzido e, em consequência, caiu significativamente o número de caminhões parados no pátio à espera de emissão de notas e os gastos com transporte e armazenagem de documentos.

Próximos passos

O Aché planeja ampliar o uso de recursos do SAP NFE. Entre os planos estão a impressão de notas diretamente na doca para otimizar ainda mais o tempo de transporte, o despacho e recebimento de mercadorias.

A empresa tem ainda em seu calendário de implementação o desenvolvimento de uma grade de entrega que permita o recebimento, a visualização e o acompanhamento do volume de entregas previstas, facilitando, assim, o controle e dimensionamento dos recursos. “Também devemos trabalhar em breve no desenvolvimento do controle de ocupação de plataformas de recebimento e a notificação automática das áreas envolvidas”, revela Roldão.

Na sequência, o Aché planeja a implementação da plataforma de Gestão tributária da SAP Tax Declaration Framework (SAP TDF), para processos fiscais fim a fim com automações, validações online, apurações fiscais e geração dos SPEDs, entre outros benefícios.