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8 passos para realizar reuniões de sucesso

É preciso ter cuidado para evitar a reuniãotite, que seria a realização desses encontros com uma frequência muito grande e sem objetividade

19 de Junho de 2018 - 07h38

Reuniões devem ser muito bem planejadas para que seus objetivos sejam realmente atingidos, caso contrário essas perdem o significado ou podem causar uma impressão negativa. Também é preciso ter cuidado para evitar um mal que chamamos de reuniãotite, que seria a realização desses encontros com uma frequência muito grande e sem objetividade. A afirmação é de Reinaldo Passadori, especialista em Comunicação Verbal e CEO do Instituto Reinaldo Passadori de Comunicação Verbal.

Para evitar que reuniões sejam perda de tempo, o executivo preparou algumas recomendações.

A primeria delas é planejar o antes, o durante e o depois. "Ao agendar a reunião já deve ser definido o profissional responsável, organizando agenda de todos e as pautas a serem debatidas. Hoje existem diversas ferramentas que possibilitam o envio de avisos de alertas aos participantes. Durante a reunião, sempre é preciso que alguém conduza, para limitar ânimos e tempo. Por fim, ao finalizar o evento é importante enviar a pauta com definições de ações e quem será responsável por cada ponto abordado."

Ainda, Passadori diz que é preciso definir objetivos claros. "As reuniões empresariais geralmente possuem objetivo de fechar negócios, alinhar os resultados, passar um feedback sobre os últimos acontecimentos e acompanhar o desempenho do negócio. Assim, já se deve ir preparado com o discurso e algumas opções sobre os temas que serão definidos. Exemplo é uma reunião comercial, onde já se deve ir com os limites de negociações para que possa, possivelmente, já sair do local com um contrato assinado."

Confira 8 passos para que sua reunião seja prática e objetiva, além de garantir sucesso e resultados:

1. Defina os temas que serão abordados e o tempo que durará

2. Escolha o local adequado e respeite o horário, bem como, a duração prevista;

3. Defina os participantes da reunião;

4. Estabeleça uma dinâmica interpessoal;

5. Tenha os objetivos claros;

6. Marque na sua agenda;

7. Utilize recursos audiovisuais para a sua apresentação ficar mais completa, eficaz e clara ao público.

8. Envolva os participantes para que haja interação.

Mesmo que você só seja convidado para reunião é imprescindível ser pontual, saber a pauta a ser tratada, e estar bem preparado para argumentar de forma clara, precisa e objetiva, tornando-se uma pessoa que será observada como referência na área de atuação. Por isso reflita: E você? Como se sai numa reunião?